Modulo Consegna Chiavi ai Dipendenti Word e PDF

Aggiornato il 4 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa guida spieghiamo come gestire la consegna delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti e mettiamo a disposizione un modulo consegna chiavi ai dipendenti.

Il modulo restituzione beni aziendali presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio.
Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.

Fac Simile Consegna Chiavi ai Dipendenti Word

In questa sezione è possibile trovare il modulo consegna chiavi ai dipendenti compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Fac Simile Consegna Chiavi ai Dipendenti PDF

In questa sezione è possibile trovare il modulo consegna chiavi ai dipendenti PDF.

Esempio Modulo di Consegna Chiavi ai Dipendenti

VERBALE DI CONSEGNA E PRESA IN CARICO CHIAVI

Azienda/Ente: _________________________________________________________________
Sede/Unità operativa: _________________________________________________________
Referente consegna (nome e qualifica): _________________________________________ Tel. __________________

Dipendente/Collaboratore: ______________________________________________________ Matricola/ID __________
Qualifica/Mansione: ____________________________________________________________ Reparto/Servizio ______
Documento identità (tipo e n.): _________________________________________________

Data consegna __/__/____ Ora ______:______ Luogo consegna ______________________

OGGETTO
Con il presente verbale si attesta la consegna e la presa in carico delle chiavi/dispositivi di accesso sotto elencati, esclusivamente per esigenze di servizio.

ELENCO CHIAVI/DISPOSITIVI CONSEGNATI
| N. | Tipologia (chiave/fob/badge/telecomando/codice) | Area/porta/armadio/veicolo | Codice/Matricola | Q.tà | Note |
| 1 | _______________________________________________ | ___________________________ | ________________ | ___ | ____ |
| 2 | _______________________________________________ | ___________________________ | ________________ | ___ | ____ |
| 3 | _______________________________________________ | ___________________________ | ________________ | ___ | ____ |
| 4 | _______________________________________________ | ___________________________ | ________________ | ___ | ____ |
| 5 | _______________________________________________ | ___________________________ | ________________ | ___ | ____ |

Eventuali codici di accesso/PIN temporanei: ______________________________________ Scadenza: __/__/____

DICHIARAZIONI E IMPEGNI DEL DIPENDENTE
Il/La sottoscritto/a dichiara di aver ricevuto i dispositivi sopra elencati e si impegna a:
1) custodirli con diligenza, utilizzarli solo per fini lavorativi e mantenerli sempre sotto il proprio controllo;
2) non farne copie, non cederli né consentirne l’uso a terzi, neppure occasionalmente;
3) non annotare o comunicare a terzi eventuali codici/PIN; in caso di necessità richiederne la variazione;
4) segnalare immediatamente a _______________ (contatto interno) lo smarrimento/furto/danneggiamento e, se richiesto, presentare denuncia all’Autorità entro ____ ore;
5) restituire tutti i dispositivi alla cessazione del rapporto, al cambio mansione o su richiesta dell’Azienda;
6) rispettare le procedure di accesso e sicurezza aziendali, nonché le policy su privacy e protezione dei dati.

RESPONSABILITÀ E COSTI
Le chiavi e i dispositivi restano di proprietà dell’Azienda. In caso di smarrimento/furto o mancata restituzione, il Dipendente prende atto che l’Azienda potrà procedere alla disattivazione/sostituzione di serrature e dispositivi; eventuali costi documentati di sostituzione (es. cilindri/chiavi master, badge) potranno essere imputati secondo normativa e regolamenti interni, previa comunicazione scritta.

TRATTAMENTO DATI
I dati personali saranno trattati dall’Azienda ai sensi del Reg. (UE) 2016/679 per finalità organizzative e di sicurezza, con conservazione del presente verbale nel fascicolo del personale e nei registri di sicurezza.

CONSEGNA
Consegna effettuata da (nome e firma) ___________________________________________ Data __/__/____

Per ricevuta e presa in carico
Dipendente/Collaboratore (firma) ________________________________________________ Data __/__/____

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

SEZIONE DI RESTITUZIONE (da compilare alla riconsegna)

Motivo restituzione: [ cessazione rapporto ] [ cambio mansione ] [ sostituzione ] [ altro _____________ ]
Data restituzione __/__/____ Ora ______:______ Restituzione a (nome) __________________________

Elenco dispositivi restituiti
| N. | Dispositivo | Codice/Matricola | Q.tà | Stato (integro/danneggiato) | Note |
| 1 | ___________ | _________________ | ___ | ____________________________ | ____ |
| 2 | ___________ | _________________ | ___ | ____________________________ | ____ |
| 3 | ___________ | _________________ | ___ | ____________________________ | ____ |

Operazioni effettuate: [ disattivazione badge ] [ cambio cilindri ] [ distruzione chiavi ] [ reset codici ]
Note: _____________________________________________________________________________________________

Restituzione accettata da (firma) __________________________________ Data __/__/____
Dipendente (firma) _______________________________________________ Data __/__/____

Come Compilare il Modulo Consegna Chiavi ai Dipendenti

Cerchi un modo per trasferire parte della responsabilità dell’ufficio ai tuoi collaboratori? Se la tua risposta è affermativa, devi sapere che la consegna delle chiavi è un momento molto importante nella gestione di un’azienda. Essa si configura come parte integrante nella conduzione di attività lavorative destinate alla prestazione di servizi, ma anche nell’amministrazione di negozi e magazzini, cioè tutte quelle attività che prevedono il controllo e il funzionamento di diversi punti vendita, ad opera non tanto di dirigenti e manager, quanto piuttosto di responsabili, commessi, stagisti, apprendisti e addetti specializzati.

Un’accurata pianificazione di questo momento è fondamentale per proteggere gli spazi lavorativi da intrusioni indesiderate, così come per custodire in maniera responsabile i beni aziendali, gli incassi e, prima ancora, la privacy di dipendenti e clienti. Gli errori presenti dietro l’angolo sono numerosi, soprattutto se è la prima volta che ti trovi ad affrontare questa procedura. Per aiutarti a non sbagliare, in questo articolo esploreremo i migliori metodi per consegnare le chiavi in sicurezza, capendo in modo approfondito a chi sia meglio affidare questo incarico e soprattutto il luogo e il momento ideale per farlo.

Per garantire un processo i consegna delle chiavi dell’ufficio scorrevole e privo di spiacevoli sorprese, è essenziale stabilire preventivamente una procedura standard da seguire, possibilmente uguale per tutti. Tale procedimento deve poi essere accuratamente documentato e comunicato a tutti i dipendenti che ricoprono ruoli di primaria responsabilità.

Per mantenere un controllo rigoroso sulla consegna delle chiavi, ti consigliamo di utilizzare un registro (non importa se digitale o cartaceo, l’importante è che sia facilmente accessibile da tutti i dipendenti). Grazie a questo strumento, al momento della consegna il diretto interessato potrà firmare il documento a proprio nome, così da attestare che la chiave è stata ricevuta. Questo metodo ti aiuterà a tracciare ogni singolo movimento delle chiavi, individuando più rapidamente i responsabili in caso di smarrimento.

Il primo passo per operare una consegna sicura delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti è identificare la persona dello staff da coinvolgere. Inutile dire che per massimizzare le tue probabilità di successo, le chiavi andranno consegnate a un membro di fiducia del personale, possibilmente con un certo livello di esperienza e anzianità, come ad esempio un responsabile delle risorse umane, un supervisore da te incaricato o un amministratore delegato. Questa persona dovrebbe essere contraddistinta da qualità e valori come, affidabilità, riservatezza, rispetto dei ruoli e responsabilità sul lavoro. Attenzione, non sempre è opportuno affidare incarichi come questi agli amici di vecchia data, un’eccessiva confidenza potrebbe portare la persona coinvolta a prendere l’incarico sotto gamba, commettendo distrazioni ed errori senza la paura di essere richiamata.

Per evitare confusione, sarà opportuno seleziona con molta attenzione le chiavi da consegnare, escludendo tutte quelle che portano all’accesso di aree di scarso interesse. Se hai diversi reparti e ciascuno di essi viene assegnato a dipendenti diversi, crea tanti mazzi quanti sono i reparti e consegna al personale solo le chiavi pertinenti. Evita di lasciare tutte le chiavi a tutti: non c’è minaccia peggiore per la sicurezza degli spazi. Consegnare solo le chiavi strettamente necessarie eviterà le intrusioni indesiderate. Inoltre, in caso di cambio di incarico o di cessazione del rapporto di lavoro, sarà per te più facile ricevere indietro le chiavi senza rischiare di lasciare in mano a sconosciuti l’accesso al tuo ufficio o ad altri ingressi.

Il momento migliore per effettuare la consegna delle chiavi è certamente durante l’orario di lavoro. Ricorda infatti che questa procedura deve apparire a tutti gli effetti ufficiale e formale, e pertanto richiede specifiche modalità operative. Inoltre, cerca di operare lontano da occhi indiscreti: quando avrai scelto l’incaricato, invitalo a raggiungerti in un ambiente defilato, come per esempio il tuo ufficio. Questa scelta ti garantirà una maggiore riservatezza e ridurrà il rischio di smarrimento delle chiavi.

Un ottimo modo per non perdere un oggetto consiste nel conservarlo sempre nello stesso posto, possibilmente all’interno di contenitori sicuri. Nel caso delle chiavi, ti consigliamo di ricorrere a cassetti o armadietti dotati di lucchetto o serratura, così da proteggerle a dovere anche quando non vengono usate. Naturalmente dovrai accertarti che solo il personale qualificato possa accedere alla stanza in cui sono presenti gli armadietti.

Se hai dei dubbi e non ti fidi dei tuoi nuovi dipendenti, inizialmente puoi scegliere di gestire in prima persona la questione delle chiavi, passando poi ad una consegna solo dopo alcuni mesi di collaborazione.
In caso contrario, ricorda che puoi avvalerti di strumenti di vigilanza interna come telecamere e altri tipi di dispositivi (come localizzatori GPS da applicare al portachiavi) a patto però che tutti i dipendenti siano informati della loro installazione e che abbiano scelto di approvare tali policy.