In questa guida spieghiamo come gestire la consegna delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti e mettiamo a disposizione un modulo consegna chiavi ai dipendenti.
Il modulo restituzione beni aziendali presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio.
Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.
Come Compilare il Modulo Consegna Chiavi ai Dipendenti
Cerchi un modo per trasferire parte della responsabilità dell’ufficio ai tuoi collaboratori? Se la tua risposta è affermativa, devi sapere che la consegna delle chiavi è un momento molto importante nella gestione di un’azienda. Essa si configura come parte integrante nella conduzione di attività lavorative destinate alla prestazione di servizi, ma anche nell’amministrazione di negozi e magazzini, cioè tutte quelle attività che prevedono il controllo e il funzionamento di diversi punti vendita, ad opera non tanto di dirigenti e manager, quanto piuttosto di responsabili, commessi, stagisti, apprendisti e addetti specializzati.
Un’accurata pianificazione di questo momento è fondamentale per proteggere gli spazi lavorativi da intrusioni indesiderate, così come per custodire in maniera responsabile i beni aziendali, gli incassi e, prima ancora, la privacy di dipendenti e clienti. Gli errori presenti dietro l’angolo sono numerosi, soprattutto se è la prima volta che ti trovi ad affrontare questa procedura. Per aiutarti a non sbagliare, in questo articolo esploreremo i migliori metodi per consegnare le chiavi in sicurezza, capendo in modo approfondito a chi sia meglio affidare questo incarico e soprattutto il luogo e il momento ideale per farlo.
Pianifica la procedura standard
Per garantire un processo i consegna delle chiavi dell’ufficio scorrevole e privo di spiacevoli sorprese, è essenziale stabilire preventivamente una procedura standard da seguire, possibilmente uguale per tutti. Tale procedimento deve poi essere accuratamente documentato e comunicato a tutti i dipendenti che ricoprono ruoli di primaria responsabilità.
Utilizza un registro
Per mantenere un controllo rigoroso sulla consegna delle chiavi, ti consigliamo di utilizzare un registro (non importa se digitale o cartaceo, l’importante è che sia facilmente accessibile da tutti i dipendenti). Grazie a questo strumento, al momento della consegna il diretto interessato potrà firmare il documento a proprio nome, così da attestare che la chiave è stata ricevuta. Questo metodo ti aiuterà a tracciare ogni singolo movimento delle chiavi, individuando più rapidamente i responsabili in caso di smarrimento.
Scegli una persona fidata
Il primo passo per operare una consegna sicura delle chiavi dell’ufficio ai dipendenti è identificare la persona dello staff da coinvolgere. Inutile dire che per massimizzare le tue probabilità di successo, le chiavi andranno consegnate a un membro di fiducia del personale, possibilmente con un certo livello di esperienza e anzianità, come ad esempio un responsabile delle risorse umane, un supervisore da te incaricato o un amministratore delegato. Questa persona dovrebbe essere contraddistinta da qualità e valori come, affidabilità, riservatezza, rispetto dei ruoli e responsabilità sul lavoro. Attenzione, non sempre è opportuno affidare incarichi come questi agli amici di vecchia data, un’eccessiva confidenza potrebbe portare la persona coinvolta a prendere l’incarico sotto gamba, commettendo distrazioni ed errori senza la paura di essere richiamata.
Consegna solo le chiavi necessarie
Per evitare confusione, sarà opportuno seleziona con molta attenzione le chiavi da consegnare, escludendo tutte quelle che portano all’accesso di aree di scarso interesse. Se hai diversi reparti e ciascuno di essi viene assegnato a dipendenti diversi, crea tanti mazzi quanti sono i reparti e consegna al personale solo le chiavi pertinenti. Evita di lasciare tutte le chiavi a tutti: non c’è minaccia peggiore per la sicurezza degli spazi. Consegnare solo le chiavi strettamente necessarie eviterà le intrusioni indesiderate. Inoltre, in caso di cambio di incarico o di cessazione del rapporto di lavoro, sarà per te più facile ricevere indietro le chiavi senza rischiare di lasciare in mano a sconosciuti l’accesso al tuo ufficio o ad altri ingressi.
Individua il momento giusto per effettuare la consegna
Il momento migliore per effettuare la consegna delle chiavi è certamente durante l’orario di lavoro. Ricorda infatti che questa procedura deve apparire a tutti gli effetti ufficiale e formale, e pertanto richiede specifiche modalità operative. Inoltre, cerca di operare lontano da occhi indiscreti: quando avrai scelto l’incaricato, invitalo a raggiungerti in un ambiente defilato, come per esempio il tuo ufficio. Questa scelta ti garantirà una maggiore riservatezza e ridurrà il rischio di smarrimento delle chiavi.
Indica dove custodire le chiavi
Un ottimo modo per non perdere un oggetto consiste nel conservarlo sempre nello stesso posto, possibilmente all’interno di contenitori sicuri. Nel caso delle chiavi, ti consigliamo di ricorrere a cassetti o armadietti dotati di lucchetto o serratura, così da proteggerle a dovere anche quando non vengono usate. Naturalmente dovrai accertarti che solo il personale qualificato possa accedere alla stanza in cui sono presenti gli armadietti.
Se hai dei dubbi e non ti fidi dei tuoi nuovi dipendenti, inizialmente puoi scegliere di gestire in prima persona la questione delle chiavi, passando poi ad una consegna solo dopo alcuni mesi di collaborazione.
In caso contrario, ricorda che puoi avvalerti di strumenti di vigilanza interna come telecamere e altri tipi di dispositivi (come localizzatori GPS da applicare al portachiavi) a patto però che tutti i dipendenti siano informati della loro installazione e che abbiano scelto di approvare tali policy.
Fac Simile Consegna Chiavi ai Dipendenti
In questa sezione è possibile trovare il modulo consegna chiavi ai dipendenti compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.
Luca Agostini
Luca Agostini è un divulgatore con un'ampia esperienza professionale alle spalle. Negli anni, ha dedicato la sua carriera alla consulenza per numerose e prestigiose associazioni dei consumatori, diventando un punto di riferimento nel campo. Luca Agostini è un rinomato divulgatore con un'ampia esperienza professionale alle spalle. Negli anni, ha dedicato la sua carriera alla consulenza per numerose e prestigiose associazioni dei consumatori, diventando un punto di riferimento nel campo. Grazie alla sua profonda conoscenza e alla sua capacità di tradurre concetti complessi in termini accessibili, Luca ha aiutato migliaia di individui a navigare nel labirinto delle normative, dei diritti e delle procedure.