Aggiornato il 6 Settembre 2025 da Luca Agostini
In questa guida spieghiamo come avviene la restituzione dei beni aziendali e mettiamo a disposizione un modulo restituzione beni aziendali.
Il modulo restituzione beni aziendali presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio.
Modello Restituzione Beni Aziendali Word
In questa sezione è possibile trovare il modulo restituzione beni aziendali compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.
Modello Restituzione Beni Aziendali PDF
In questa sezione è possibile trovare il modulo restituzione beni aziendali PDF.
Esempio Restituzione Beni Aziendali
VERBALE DI RESTITUZIONE BENI AZIENDALI
Azienda
Ragione sociale: ________________________________________ P.IVA/C.F.: ______________________
Sede: _________________________________________________ PEC/E-mail: ________________________
Referente che riceve (nome e cognome): ______________________________ Reparto: _______________
Telefono: ______________________
Dipendente/Collaboratore
Nome e cognome: _______________________________________ C.F.: _____________________________
Matricola/ID: __________________ Qualifica/Reparto: __________________ Tel/E-mail: __________
Ultimo giorno di servizio (se applicabile): ____/____/_________
Data e ora consegna
____/____/_________ ore ______:____ Luogo: _____________________________________________
1) Beni restituiti (hardware/attrezzature)
| N. | Bene/descrizione | Marca/Modello | Seriale/Asset tag/IMEI | Accessori inclusi (alimentatore/cavi/penne, ecc.) | Stato (A/B/C)* | Note |
| 1 | __________________________________ | _________________________ | ________________________ | _________________________________________________ | __ | ____ |
| 2 | __________________________________ | _________________________ | ________________________ | _________________________________________________ | __ | ____ |
| 3 | __________________________________ | _________________________ | ________________________ | _________________________________________________ | __ | ____ |
| 4 | __________________________________ | _________________________ | ________________________ | _________________________________________________ | __ | ____ |
| 5 | __________________________________ | _________________________ | ________________________ | _________________________________________________ | __ | ____ |
*Legenda stato: A = integro e funzionante; B = usura ordinaria; C = danni/difetti evidenti (specificare nelle note)
2) Badge, chiavi e dispositivi di accesso
Badge aziendale n. ______ [ restituito ] [ non disponibile ]
Chiavi: [ ufficio ] [ armadio ] [ veicolo ] [ altro __________ ] quantità n. ______
Telecomandi/Tag [ parcheggio ] [ cancello ] [ altro __________ ] quantità n. ______
SIM aziendale n. ______ [ restituita ] [ disattivata ] Numero: __________________
Tesserini/ID: _______________________________________ n. ______ [ restituiti ]
3) Credenziali e accessi digitali (compilazione IT)
Account di dominio: __________________ [ disattivato ] Data/ora: ____/____/_____ __:__
E-mail aziendale: _____________________ [ disattivata ] [ inoltro fino al ____/____/____ ]
Applicazioni/SAAS: _____________________________________________________________ [ revocati ]
MDM/gestione dispositivi: [ rimozione profili ] [ wipe eseguito ] Data/ora: __________
Altro: _________________________________________________________________________
4) Documentazione e materiali
Documenti cartacei aziendali: [ consegnati ] [ non presenti ]
Supporti/removibili (USB, HDD): [ consegnati ] [ non presenti ]
Materiale riservato/bozze: ______________________________________________________ [ consegnati ]
5) Dichiarazioni del dipendente/collaboratore
Il/La sottoscritto/a dichiara di:
a) aver restituito integralmente i beni e le dotazioni aziendali in suo possesso, con relativi accessori;
b) non trattenere copie di dati/archivi aziendali su dispositivi personali o cloud, né credenziali o password;
c) aver rimosso eventuali dati personali dai dispositivi aziendali prima della consegna, nel rispetto delle policy;
d) segnalare eventuali beni mancanti/guasti non imputabili al proprio operato: _____________________________
e) essere informato/a che eventuali danni oltre l’ordinaria usura o mancanze potranno essere oggetto di successiva verifica tecnica e, se del caso, di addebito secondo normativa e policy interne.
Firma dipendente/collaboratore: __________________________________ Data: ____/____/_________
6) Verifica del responsabile (consegna/accettazione)
Il referente aziendale, dopo riscontro visivo, dichiara che:
[ ] per quantità e stato i beni risultano conformi
[ ] sono riscontrati i seguenti danni/difetti/mancanze (oltre normale usura):
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Eventuali azioni/ripristini previsti: ________________________________________________________________
Stima preliminare costi (se già nota): € __________________ [ da confermare dopo verifica tecnica ]
Firma referente aziendale: ______________________________________ Data: ____/____/_________
7) Sezione logistica/IT (completamento interno)
Magazzino/Asset management: presa in carico n. registro ____________ Data: ____/____/_________
Assegnazione stato a inventario: [ ricondizionabile ] [ da smaltire ] [ riutilizzo interno ]
IT ticket chiusura: n. _________ Data/ora: __________ Operatore: __________________________
8) Privacy, riservatezza e obblighi post-rapporto
Si ricorda che restano efficaci gli obblighi di riservatezza e non divulgazione su informazioni e dati aziendali, come da contratto e policy interne. Eventuali trattamenti di dati personali avverranno nel rispetto del Reg. (UE) 2016/679 e delle policy aziendali; copia dell’informativa è disponibile presso l’Ufficio HR/Privacy.
Allegati
A) Foto stato beni alla riconsegna B) Elenco inventario aggiornato C) Eventuali verbali danni
D) Copia documento identità dipendente E) Copia del presente verbale sottoscritto
Note aggiuntive
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_______________________________________________________________________________________________
Come Scrivere Lettera di Restituzione Beni Aziendali
Quando il contratto di lavoro cessa e il dipendente o collaboratore deve abbandonare il proprio posto di lavoro, la legge prevede che venga posta in essere la cosiddetta restituzione dei beni aziendali. Si tratta di una procedura estremamente importante e necessaria per tutelare sia l’azienda sia il lavoratore, che nel caso in cui venisse a mancare decreterebbe la necessità di procedere per vie legali. Ma cosa sono i beni aziendali e quando devono essere riconsegnati? Cosa accade se un dipendente si dimentica per sbaglio di restituirli? Se ti trovi in una situazione simile o sei curioso di scoprire come comportarti qualora ti capitasse un imprevisto, rimani con noi: di seguito riporteremo tutte le informazioni essenziali ed aggiornate su questo argomento, così da renderlo chiaro e comprensibile sia da parte del datore di lavoro sia dai dipendenti.
Tra i beni più spesso affidati dai responsabili ai dipendenti troviamo dispositivi mobili digitali (smartphone, tablet, computer portatili, computer fissi) ma anche dispositivi di tracciamento e rilevazione come telecamere e ricetrasmittenti. Un’ulteriore tipologia di bene sempre più condiviso con la forza lavoro di un’azienda è l’automobile, ma anche altri mezzi di trasporto come motociclette, biciclette o monopattini elettrici.
Il vantaggio derivante dalla cessione momentanea di questi oggetti ad un lavoratore è principalmente di natura operativa o economica. Molto spesso, fornendo ai lavoratori attrezzature aziendali si aumenta il senso di responsabilità e appartenenza ad un brand, oltre che naturalmente sfruttare promozioni “business” per esempio relative a contratti telefonici o internet.
La restituzione dei beni aziendali è normata dai singoli regolamenti di ciascuna azienda. Ecco perché al momento dell’assunzione, il dipendente viene fornito dei vari manuali di utilizzo dei beni aziendali, così da conoscerne non solo la finalità e il funzionamento ma anche le modalità di utilizzo e restituzione richieste dall’impresa.
Si tratta infatti di un accordo tra dipendente e datore di lavoro, il quale per essere ritenuto valido deve sempre essere formalizzato in maniera scritta e deve essere sottoscritto da entrambe le parti. Nella quasi totalità dei casi, l’utilizzatore del bene aziendale ne diviene a tutti gli effetti anche custode e responsabile, pertanto in caso di smarrimento o danno dovrà rispondere personalmente di quanto accaduto.
Il tipo di contratto stipulato assume la forma del comodato d’uso gratuito, pertanto il proprietario del bene rimane l’azienda stessa, durante l’intero incarico affidato al dipendente.
Quando il contratto di lavoro tra le parti cessa (sia per volontà del datore di lavoro che per quella del dipendente) è necessario che avvenga la restituzione dei beni aziendali, così come indicato nel regolamento sottoscritto al momento dell’inizio della collaborazione.
Se il dipendente restituisce gli oggetti in suo possesso entro le scadenze riportate nel regolamento e secondo le modalità ivi indicate (riconsegna a mano in sede, riconsegna tramite corriere o ritiro presso il domicilio del dipendente ecc.) non vi sono ulteriori iniziative da prendere in materia. Talvolta però, a causa di malumori o dimenticanze da parte di una delle due parti, può avvenire che non vi sia la restituzione dei beni aziendali, o perlomeno che essa non avvenga entro le tempistiche indicate. Cosa succede in questi casi e chi ne risponde? Vediamolo subito.
Se un dipendente si rifiuta o si dimentica di restituire i beni aziendali che gli sono stati affidati, la legge che si applica è quella contenuta all’interno del codice penale, più precisamente nell’articolo 646. Si tratta del reato di appropriazione indebita, contro il quale la ditta può procede con una denuncia diretta nei confronti del dipendente.
Le conseguenze per il dipendente che venga colto in flagranza di reato vanno da quelle di natura amministrativa, le quali corrispondono a multe fino a 1032 euro, fino ad arrivare alle pene più gravi, ovvero la reclusione fino ad un massimo di 3 anni.
C’è da specificare che il reato non si realizza ogni volta in cui un dipendente si dimentica di restituire la merce, ma solamente nel caso in cui esso scelga deliberatamente di opporsi alle richieste della ditta conservando presso di sé o di altri complici la merce in oggetto. Ne consegue che la legge punisce chi decide di trattenere volontariamente i beni aziendali, senza che questi siano coscienziosamente restituiti.
Se un dipendente non effettua una corretta restituzione dei beni aziendali, il datore di lavoro è tenuto a presentare nuove richieste, fino al momento della effettiva restituzione.
Le conseguenze nel caso in cui essa non avvenisse sono principalmente di natura economica e legale. Nel primo caso, l’azienda privata dei suoi beni aziendali finirebbe per veder ridotta la propria produttività ed il proprio patrimonio, accusando perdite di denaro talvolta anche ingenti (sia dirette sia indirette).
Nel secondo caso tuttavia il danno è forse ancora più grave, in quanto potrebbero andare persi o essere diffusi in modo indebito dati personali sensibili dei clienti.
Per gestire al meglio la restituzione dei beni è quindi necessario agire per tempo, ricordando al dipendente i suoi obblighi e presentando regolare denuncia qualora le richieste dell’azienda non fossero soddisfatte entro in limiti di tempo pattuiti.
Luca Agostini
Luca Agostini è un divulgatore con un'ampia esperienza professionale alle spalle. Negli anni, ha dedicato la sua carriera alla consulenza per numerose e prestigiose associazioni dei consumatori, diventando un punto di riferimento nel campo. Luca Agostini è un rinomato divulgatore con un'ampia esperienza professionale alle spalle. Negli anni, ha dedicato la sua carriera alla consulenza per numerose e prestigiose associazioni dei consumatori, diventando un punto di riferimento nel campo. Grazie alla sua profonda conoscenza e alla sua capacità di tradurre concetti complessi in termini accessibili, Luca ha aiutato migliaia di individui a navigare nel labirinto delle normative, dei diritti e delle procedure.