Fac Simile Lettera di Scuse per Ritardo nella Consegna Merce

Aggiornato il 4 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa guida spieghiamo come compilare una lettera di scuse per ritardo nella consegna merce.

Il modello lettera di scuse per ritardo nella consegna merce presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio. Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.

Fac Simile Lettera di Scuse per Ritardo nella Consegna Merce

In questa sezione è possibile trovare il modulo lettera di scuse per ritardo nella consegna merce compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Esempio di Lettera di Scuse per Ritardo nella Consegna Merce

Modello 1 — Scuse formali con nuova data di consegna (standard)

Oggetto: Scuse per ritardo e nuova data consegna – Ordine n. _______________

Spett.le _______________,
con la presente desideriamo porgere le nostre scuse per il ritardo relativo all’Ordine n. _______________ del __/__/____,
riferito agli articoli _______________ (Q.tà ______).

La consegna prevista per il __/__/____ subirà uno slittamento a causa di _______________.
Abbiamo riprogrammato la spedizione per il __/__/____ con consegna stimata il __/__/____.

Per ridurre il disagio:
– modalità di spedizione aggiornata: [ standard ] [ espresso ] [ dedicata ]
– numero spedizione/tracking: _______________

Rimaniamo a disposizione per eventuali necessità di priorità o consegna frazionata.
Grazie per la comprensione.

Cordiali saluti
_______________
Ruolo _______________ – _______________
Tel. _______________ – E-mail _______________

Modello 2 — B2B con SLA e penali (presa in carico e piano di rientro)

Oggetto: Ritardo consegna – presa in carico penali e piano di rientro – PO n. _______________

Spett.le _______________,
ci scusiamo per il ritardo relativo alla PO n. _______________ (riga/e _______________) con consegna originaria __/__/____.
La causa è riconducibile a _______________ (es.: fornitura componenti/fermo impianto).

Ai sensi dell’accordo quadro/SLAs, prendiamo atto delle eventuali penali/indennizzi applicabili e proponiamo il seguente piano:
– nuova data di spedizione: __/__/____ (consegna __/__/____)
– consegna frazionata: [ sì – lotti: __/__/____ (____%), __/__/____ (____%) ] [ no ]
– vettore: _______________ – resa: _______________ – tracking: _______________

Azioni correttive avviate: _______________.
Chiediamo cortese conferma del piano entro il __/__/____.

Restiamo a disposizione.
Cordiali saluti
_______________
Ruolo _______________ – _______________
PEC/E-mail _______________ – Tel. _______________

Modello 3 — Ritardo per causa straordinaria con proposta alternativa (voucher/annullo parziale)

Oggetto: Scuse per ritardo dovuto a evento straordinario – Ordine n. _______________

Gentile _______________,
siamo spiacenti di informare che, a causa di _______________ (es.: sciopero/condizioni meteo/chiusura doganale),
la consegna dell’Ordine n. _______________ subirà ritardo.

Per venirLe incontro proponiamo, a Sua scelta:
[ ] consegna frazionata immediata degli articoli disponibili (lista: _______________), saldo al __/__/____
[ ] sostituzione dei prodotti non disponibili con _______________ (stesso prezzo/qualità)
[ ] annullo parziale con rimborso di € _______________
[ ] voucher di € _______________ da utilizzare entro il __/__/____

Nuova data stimata di consegna: __/__/____.
La preghiamo di indicarci l’opzione preferita rispondendo a questa comunicazione.

Ci scusiamo sinceramente per il disagio.
Cordiali saluti
_______________
Servizio Clienti _______________ – E-mail _______________ – Tel. _______________

Modello 4 — Ritardo per controllo qualità aggiuntivo (tutela della qualità)

Oggetto: Aggiornamento consegna e scuse – controlli qualità straordinari – Ordine n. _______________

Spett.le _______________,
nell’interesse della qualità del prodotto Le comunichiamo che la spedizione dell’Ordine n. _______________
è stata trattenuta per un controllo qualità aggiuntivo a seguito di riscontro su lotto _______________.
Siamo consapevoli del disagio e ce ne scusiamo.

Per minimizzare l’impatto:
– nuova spedizione: __/__/____ – consegna stimata: __/__/____
– upgrade gratuito a spedizione espressa
– report di collaudo/COC disponibile su richiesta

Qualora preferisse una consegna parziale immediata degli articoli già verificati, ce lo segnali e provvederemo in giornata.

Grazie per la collaborazione.
Cordiali saluti
_______________
Qualità/Logistica – _______________
Contatti: _______________

Modello 5 — Ecommerce/retail al consumatore con gesto commerciale

Oggetto: Siamo in ritardo sulla tua consegna – ecco cosa facciamo per rimediare

Ciao _______________,
purtroppo la spedizione dell’ordine n. _______________ sta subendo un ritardo imprevisto per _______________.
Ci dispiace molto per l’inconveniente.

Nuova consegna stimata: __/__/____.
Appena il pacco partirà, riceverai il tracking: _______________.

Per scusarci, ti offriamo:
– spedizione upgrade gratuita
– codice sconto _______________ del ____% valido fino al __/__/____
– possibilità di annullare l’ordine con rimborso immediato su richiesta

Scrivici a _______________ o chiamaci allo _______________: siamo qui per aiutarti.

Grazie per la pazienza,
_______________
Servizio Clienti _______________

Come Scrivere una Lettera di Scuse per Ritardo nella Consegna Merce

Se hai un’attività commerciale online o hai scelto di vendere un prodotto attraverso una piattaforma web, potresti trovarti nella situazione di dover chiedere scusa al cliente per un ritardo nella consegna della merce. Per risolvere questo spiacevole imprevisto, è fondamentale assumersi la responsabilità di comunicare tempestivamente con i diretti interessati, così da evitare il prolungarsi di malumori che potrebbero compromettere affari futuri.

Una lettera di scuse per il ritardo della merce ben scritta può quindi fare la differenza in circostanze di questo tipo, aiutandoti a mantenere elevato il grado di fiducia del cliente e a preservare un’ottima reputazione aziendale anche tra chi non si è ancora rivolto a te. Non sai come scrivere una lettera efficace? Rimandi continuamente la redazione del testo perché hai paura di non saperti esprimere in maniera professionale? Se le cose stanno così, niente paura: in questo articolo esporremo tutti i passi fondamentali per scrivere una lettera di scusa per ritardo consegna merce efficace, aiutandoti a esporre le tue scuse in maniera chiara e corretta dal punto di vista formale.

Il primo passo cruciale per scrivere una lettera di scuse per il ritardo nella consegna della merce è ammettere apertamente l’errore commesso e assumersi la responsabilità di quanto accaduto. Non importa se sia comprovato il fatto che sia colpa del corriere, né se le poste locali abbiano effettivamente commesso un errore nello smistamento dei pacchi. Quello che conta è far sapere al cliente che come azienda hai preso conoscenza del problema e ti sei subito attivato per risolverlo. Nella redazione del testo quindi, ricordati di iniziare le scuse riconoscendo il ritardo e specificando la data di consegna originaria della merce. Assumi un tono professionale e sincero per dimostrare la tua preoccupazione per l’inconveniente causato al cliente.
Dopo aver riconosciuto il ritardo, dovrai spiegare in modo chiaro e cristallino la ragione per cui si è verificato. Abbi cura di fornire al cliente una spiegazione accurata e onesta, evitando scuse generiche o vaghe. In base a quanto accaduto, potresti menzionare nel testo alcuni problemi logistici, ritardi nei trasporti postali, errori di catalogazione nell’inventario o situazioni impreviste legate a scioperi o incidenti che hanno impedito la consegna puntuale del pacco. Cerca di essere trasparente nel comunicare le circostanze che hanno portato al ritardo, anche se la colpa di quanto accaduto ricade completamente sulle tue spalle o su quelle dei dipendenti. Il cliente sarà felice di essere trattato in maniera rispettosa, e sicuramente tenderà di più a perdonare un problema ben spiegato piuttosto che una scusa generica.
Ora che hai messo nero su bianco tutti i fatti, dimostra al cliente che il suo soddisfacimento è fondamentale per te e per la tua azienda. Dopo aver chiesto scusa per l’accaduto, metti in evidenza il più possibile l’importanza della sua fedeltà e del suo supporto con te. Assicura che dal momento in cui hai ricevuto il reclamo o la notifica di ritardo nella consegna merce, stai facendo tutto il possibile per risolvere la situazione, prendendo misure per evitare futuri ritardi nella consegna della merce.
In una buona lettera di scuse per il ritardo consegna merce non può mancare la proposta di soluzioni alternative per ripagare il cliente della pazienza dimostrata, così da compensare il danno che gli è derivato dal ritardo. Oltre alle scuse, considera la possibilità di offrire una forma di compensazione alternativa, come per esempio uno sconto sul prossimo acquisto, la spedizione gratuita per ordini futuri o un piccolo regalo. Nel caso in cui la merce non fosse ancora arrivata e tu riesca a rintracciare dove si trovi in deposito, proponi al cliente altre opzioni, come per esempio spedizioni tramite un corriere espresso prioritario a tuo spese. Se il cliente non può più aspettare e deve effettuare un nuovo ordine, un’ulteriore buona alternativa consiste nell’ offrirgli un rimborso completo.
Ricorda infine di mantenere un tono ed un linguaggio positivi lungo tutto il corso della lettera. Quando arrivi nella sezione conclusiva del messaggio, abbi cura di ringraziare il cliente per la comprensione e la pazienza dimostrate. Riafferma il tuo impegno nel fornire un servizio di elevata qualità, promettendo di fare il possibile affinché un inconveniente del genere non si ripeta più in futuro. Nella sezione finale invita il cliente a contattare te o i tuoi collaboratori, così da poter rispondere ad eventuali sue domande o da poterlo rassicurare aggiornandolo sulla progressione delle pratiche.

Empatia, sincerità e disponibilità sono tre concetti chiave da tenere a mente per scrivere una lettera di scuse per ritardo consegna merce professionale ed efficace. Una volta conclusa la redazione del messaggio, controlla attentamente che i dati e i riferimenti del cliente e dell’azienda siano privi di errori, rileggi il tutto e invia la lettera al cliente in formato digitale e/o cartaceo, privilegiando il canale di comunicazione prescelto dal cliente stesso.