Fac Simile Lettera di Invito al Sindaco per Inaugurazione o Manifestazione

Aggiornato il 2 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di invito al sindaco per inaugurazione o manifestazione.

Il modello lettera di scuse per ritardo nella consegna merce presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio. Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.

Fac Simile Lettera di Invito al Sindaco per Inaugurazione o Manifestazione

In questa sezione è possibile trovare il modulo lettera di invito al sindaco per inaugurazione o manifestazione compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Esempio di Lettera di Invito al Sindaco per Inaugurazione o Manifestazione

Modello 1 – Invito formale per inaugurazione (nuova sede/attività)

Oggetto: Invito del Sindaco all’inaugurazione di _______________

Egregio Sindaco _______________,
l’Associazione/Azienda _______________ ha il piacere di invitarLa all’inaugurazione di _______________,
che si terrà il giorno __/__/____ alle ore __:__ presso _______________ (indirizzo completo).

Saremmo onorati della Sua presenza per un saluto istituzionale e il tradizionale taglio del nastro.
Programma sintetico: accoglienza ore __:__, saluti istituzionali ore __:__, visita spazi, rinfresco.

La preghiamo di confermare la disponibilità entro il __/__/____ ai seguenti recapiti:
referente _______________ – tel. _______________ – e-mail _______________.

Note logistiche: parcheggio riservato in _______________; ingresso accessibile; presenza stampa [ sì / no ].
Abbigliamento: [ formale / business casual ].

Confidando nella Sua partecipazione, porgiamo cordiali saluti.

Luogo e data: _______________

Il/La Presidente/Legale Rappresentante
______________________________
(Recapiti: _______________)

Modello 2 – Invito protocollare per manifestazione pubblica (PEC)

Oggetto: Invito istituzionale alla manifestazione “_______________” del __/__/____

Spett.le Signor Sindaco,
con la presente La invitiamo a prendere parte alla manifestazione “_______________” che si svolgerà
il __/__/____ dalle ore __:__ alle ore __:__ in _______________ (luogo completo).

È previsto un momento per i saluti delle Autorità alle ore __:__. Gradiremmo, se possibile,
un Suo breve intervento (____ minuti). In allegato trasmettiamo bozza di programma e planimetria.

Si richiede gentile conferma della partecipazione e l’eventuale indicazione di delega entro il __/__/____.
Referente organizzativo: _______________ – tel. _______________ – e-mail _______________.

Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.

Luogo e data: _______________

Il/La Responsabile Organizzazione
______________________________
(PEC/E-mail: _______________)
Allegati: Programma; Planimetria; Locandina

Modello 3 – Invito per evento culturale/sportivo con richiesta saluto istituzionale

Oggetto: Invito del Sindaco all’evento _______________ – richiesta saluto istituzionale

Gentile Sindaco _______________,
l’Associazione _______________ organizza l’evento _______________ il __/__/____ alle ore __:__
presso _______________. L’iniziativa, a ingresso [ libero / su invito ], vede la partecipazione di _______________
(ospiti, pubblico stimato _______________).

La invitiamo a intervenire per un saluto istituzionale in apertura (____ minuti) e, se possibile,
alla consegna di un riconoscimento ai partecipanti. Saranno presenti media locali [ sì / no ].

Le chiediamo cortese riscontro entro il __/__/____ per consentire l’aggiornamento del programma e dei materiali stampa.
Contatti: _______________ – tel. _______________ – e-mail _______________.

Con i migliori saluti.

Luogo e data: _______________

Il/La Presidente
______________________________

Modello 4 – Invito per inaugurazione con richiesta patrocinio/uso stemma (se previsto)

Oggetto: Invito del Sindaco e richiesta di patrocinio/uso dello stemma – inaugurazione “_______________”

Spett.le Sig. Sindaco,
la scrivente _______________ inaugurerà “_______________” il __/__/____ alle ore __:__ in _______________.
Oltre a invitarLa a presenziare per i saluti istituzionali e il taglio del nastro, chiediamo – ove ritenuto –
il patrocinio del Comune e l’autorizzazione all’uso dello stemma comunale sui materiali promozionali.

In caso di accoglimento, provvederemo a inserire la dicitura “con il patrocinio del Comune di _______________”
e a trasmettere le bozze per approvazione. Allegati: programma, bozza locandina, liberatoria uso logo.

RSVP entro il __/__/____ a _______________ (tel. _______________ – e-mail _______________).
Si segnala disponibilità di posto auto riservato Autorità e accesso dedicato.

Ringraziando per l’attenzione, porgiamo deferenti saluti.

Luogo e data: _______________

Il/La Legale Rappresentante
______________________________
Allegati: Programma; Bozza locandina; Modulo richiesta patrocinio

Modello 5 – Invito scuola/ente formativo (laboratorio, aula, campus)

Oggetto: Invito del Sindaco all’inaugurazione del laboratorio/aula “_______________”

Egregio Sindaco _______________,
l’Istituto _______________ è lieto di invitarLa all’inaugurazione del nuovo laboratorio/aula “_______________”,
realizzato grazie a _______________, che si terrà il __/__/____ alle ore __:__ presso _______________.

Saremo felici di accoglierLa per un indirizzo di saluto agli studenti e alla comunità educante.
L’evento comprende breve visita agli spazi e dimostrazione a cura degli studenti.

Per ragioni organizzative (accessi, sicurezza, accredito stampa) La preghiamo di confermare entro il __/__/____
indicando eventuali accompagnatori. Referente: _______________ – tel. _______________ – e-mail _______________.

Confidando nella Sua presenza, porgiamo cordiali saluti.

Luogo e data: _______________

Il/La Dirigente Scolastico
______________________________

Come Scrivere Lettera di Invito al Sindaco per Inaugurazione o Manifestazione

Organizzare un’inaugurazione o un evento di benvenuto è un ottimo modo per celebrare la nascita di una nuova attività, ma anche una ricorrenza importante legata alla comunità. Le feste, gli aperitivi o le cene sono momenti perfetti per creare reti di relazioni utili sia nell’immediato che per cooperazioni future. E chi meglio del Sindaco può onorare e rappresentare la città e le persone che hanno contribuito al progetto? Invitare una figura di spicco della politica locale è certamente una buona idea se vuoi dare risalto al tuo nuovo negozio o alla tua associazione: farlo nel modo giusto tuttavia potrebbe non rivelarsi così semplice.
Un invito al sindaco deve risultare il più possibile educato e rispettoso: l’utilizzo di formule sbagliate o poco coinvolgenti potrebbe velocemente tradursi in un due di picche da parte del primo cittadino! In aggiunta a ciò, ti conviene tenere a mente che i politici sono sempre impegnati, quindi è bene agire notevolmente d’anticipo. Se sei curioso di scoprire come massimizzare le probabilità che il sindaco partecipi al tuo evento dunque, rimani con noi: di seguito trovi tutti i passaggi fondamentali da seguire!

La prima cosa da fare per assicurarti la presenza del primo cittadino consiste nel contattare il suo entourage e nel richiedere con molto anticipo se egli sarà libero nella data indicata. Nel richiedere questa informazione, ricordati di proporre alla segretaria o agli assistenti del sindaco un giorno specifico, così da non creare confusione e da non risultare vago.
Non sai come rintracciare i contatti del sindaco? Allora recati sul sito web ufficiale del comune di appartenenza e consulta la sezione “Uffici” o “Contatti”. Segui le indicazioni e trova la parte dedicata al Municipio e agli addetti comunali che ne fanno parte. Se vivi in un comune particolarmente piccolo (con popolazione inferiore ai 10000 abitanti), quasi certamente potrai contattare direttamente la carica politica di tuo interesse, sindaco compreso. Per città grandi, il compito appena descritto potrebbe risultare più complicato: cerca quindi di invitare il sindaco diversi mesi prima dell’evento da te organizzato!

Se l’ufficio del primo cittadino ti ha confermato la disponibilità alla data indicata, potrai passare alla formalizzazione dell’invito in forma scritta. Per farlo, dovrai usare un linguaggio corretto. Per rivolgersi ad una carica pubblica è quindi consigliato attingere ad un lessico formale, possibilmente alto ma non troppo pomposo. Non risultare rigido, soprattutto se il sindaco è una personalità giovanile che vuole rimanere in contatto con la comunità in modo paritario! Uno dei metodi oggi più comodi per invitare sindaci o assessori a partecipare agli eventi consiste nello scrivere un’email prima ancora che nell’inviare una lettera cartacea. Il nostro consiglio è di optare per entrambe le tipologie di messaggio, così da ridurre il rischio che il sindaco si dimentichi di rispondere.

Trovati i mezzi adeguati, potrai passare alla redazione vera e propria dell’invito: ma quali sono i contenuti da riportare all’interno? Vediamo subito una scaletta completa da seguire
-Intestazione, la parte superiore sinistra del foglio o della mail in cui elencare i dati precisi del destinatario dell’invito. In questo caso, dovrai ricordarti di scrivere “Alla cortese attenzione del Sindaco (nome e cognome del sindaco)” seguito dall’indirizzo del suo ufficio e del comune di appartenenza. Se possibile, in alto a destra riporta il logo della tua associazione o della tua attività.
-Introduzione, nella quale dovrai iniziare scrivendo “Egregio Sig. Sindaco”, per poi andare a capo e iniziare a riportare tutte le informazioni essenziali che facciano comprendere quale evento sia stato organizzato e perché è importante la partecipazione del primo cittadino. Nell’introduzione potrai rivolgerti direttamente al destinatario, inserendo frasi come:
“Sono (nome e cognome), presidente dell’Associazione ___. Io e il corpo direttivo siamo lieti di informare Lei e la Giunta che il nostro progetto è finalmente giunto a compimento. Per questo motivo, desideriamo coinvolgere Lei e la comunità tutta in un festoso evento di inaugurazione, che si terrà il giorno _____ presso _____”.
-Spiegazione dell’evento. Dopo aver introdotto l’argomento, dovrai passare alla spiegazione più dettagliata dell’evento e alla presentazione della tua attività, ricordandoti di spiegare al sindaco perché la sua presenza sia fondamentale per te. Anche in questa parte, l’obiettivo è mostrare assoluto interessamento ed entusiasmo, così da far emergere l’importanza dell’evento e la possibilità di sfruttare quest’ultimo come occasione di confronto con i vari attori presenti sul territorio. In questa sezione potrai usare frasi come
L’Associazione Culturale (nome dell’Associazione) nasce con l’obiettivo di promuovere la cultura e l’arte nel nostro Comune, con particolare attenzione all’arricchimento del patrimonio culturale locale. Il nostro impegno è quello di offrire un luogo di condivisione e crescita, dove artisti, appassionati e cittadini possano incontrarsi e collaborare per favorire lo sviluppo della nostra comunità.
Siamo certi che la Sua partecipazione all’inaugurazione conferirà un valore speciale all’evento e rappresenterà un segno di sostegno per l’iniziativa culturale che stiamo portando avanti. Il Suo ruolo di guida e rappresentanza della nostra città è prezioso e la presenza all’inaugurazione potrà dare un significativo impulso al nostro progetto.
-Richiesta di confermare la partecipazione. Anche questa parte della lettera è centrale: per renderla efficacie, ricordati di chiedere in modo chiaro di confermare la presenza all’evento. Utilizza un tono formale e indica una data di scadenza entro la quale il primo cittadino (o il suo ufficio) potranno dare conferma.
-Saluti e ringraziamenti. Dopo aver esposto le tue richieste e aver invitato il Sindaco, ricordati di ringraziare in modo educato e di porre i tuoi saluti. In fondo al foglio, riporta la tua firma e il logo della tua associazione, oltre che la lista di contatti utili per permettere al sindaco di comunicarti la sua risposta.

A seconda della tipologia di evento organizzato, può essere una buona idea allegare all’invito vero e proprio anche una piccola brochure o un singolo foglio dedicati all’elenco di attività previste. In questo modo, potrai far presente al sindaco come si svolgerà la festa, aiutandolo a trovare il momento giusto in cui presenziare. Cerca di essere il più possibile preciso nell’indicazione degli orari e delle cose da fare. Se si tratta di un pranzo o un avvenimento con annesso buffet, ricorda di specificare le modalità di accesso e la tipologia di menù previsti; se il tuo evento prevede la partecipazione di altre figure di spicco della politica locale, abbi cura di farlo sapere al sindaco per tempo. Insomma, non lasciare nulla al caso!

Nel caso in cui il sindaco ti avesse risposto in modo positivo, un consiglio è quello di effettuare una ulteriore chiamata pochi giorni prima dell’evento. Se hai scritto una mail, ricordati di inoltrare un promemoria a tutti gli indirizzi di posta elettronica precedentemente utilizzati, così da permettere al sindaco di non perdere di vista il tuo evento tra le tante altre attività che ha in programma. Il promemoria è un ottimo modo per scoprire se il politico è ancora intenzionato a partecipare, e se inviato una settimana prima dell’inizio dei festeggiamenti ti permette di trovare un sostituto qualora egli non possa più presenziare