Aggiornato il 6 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa guida spieghiamo come avviene la richiesta preventivo hotel e mettiamo a disposizione un modulo richiesta preventivo hotel.

Il modulo richiesta preventivo hotel presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio.
Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.

Modello Richiesta Preventivo Hotel Word

In questa sezione è possibile trovare il modello richiesta preventivo hotel in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Esempio Richiesta Preventivo Hotel

Modello 1 — Soggiorno individuale(1–2 persone)

Oggetto: Richiesta preventivo soggiorno dal _____________ al _____________

Gentile Hotel _______________,
desidero un preventivo per n. __ camera/e [ singola / matrimoniale / doppia uso singolo ] per __ ospite/i, dal _____________ al _____________ (n. __ notti).

Preferenze camera: [ standard / superior / vista __ ] | Trattamento: [ solo pernottamento / B&B / mezza pensione ].
Orario di arrivo stimato: : | Late check-in: [ sì / no ].

Richiedo di indicare: tariffa totale iva inclusa, eventuale tassa di soggiorno, inclusioni (colazione, Wi-Fi, parcheggio), termini di cancellazione e pagamento, eventuali supplementi (late check-out, upgrade) e disponibilità di: parcheggio [ interno/esterno ], ricarica EV, deposito bagagli, animali [ sì/no, supplemento € __ ].

Note esigenze particolari (allergie, accessibilità, culla, piano basso/alto): _______________.
Recapiti: _______________ | Metodo pagamento preferito: _______________.

Grazie e resto in attesa del Vostro migliore preventivo disponibile.
Cordiali saluti,

Modello 2 — Famiglia (camere comunicanti/appartamento, bambini)

Oggetto: Richiesta preventivo famiglia dal _____________ al _____________

Gentile Hotel _______________,
si richiede preventivo per famiglia composta da n. __ adulti e n. __ bambini (età: __ e __ anni) per il periodo _____________ – _____________.

Sistemazione preferita: [ camera quadrupla / 2 camere comunicanti / family room / appartamento ] con culla/lettino [ sì/no ] e, se possibile, angolo cottura.
Trattamento: [ B&B / mezza pensione / pensione completa ].

Indicare per favore: prezzo totale (iva inclusa), eventuale tassa di soggiorno, politiche bambini (gratuità/riduzioni), disponibilità di seggioloni, scaldabiberon, area bimbi, servizio baby-sitting, e condizioni di cancellazione/pagamento (caparra, saldo).

Richieste aggiuntive: posto auto, spiaggia convenzionata, transfer stazione/aeroporto, camere adiacenti/comunicanti garantite.
Contatti: _______________.

Ringrazio anticipatamente.

Modello 3 — Trasferta business (fatturazione e convenzione)

Oggetto: Richiesta preventivo aziendale e condizioni corporate – __ camere, date –

Spett.le Hotel _______________,
l’azienda _______________ (P.IVA/C.F. _______________) richiede preventivo per n. __ camera/e [ uso singolo / doppia ] per __ ospite/i nelle date _____________ – _____________ (n. __ notti), con colazione inclusa.

Si prega di indicare:
– tariffa aziendale (eventuale convenzione), inclusioni (Wi-Fi, desk in camera, parcheggio, navetta), early breakfast;
– termini di pagamento (bonifico post-stay/carta aziendale), dati per fattura elettronica (SDI/PEC), eventuali depositi;
– politica di cancellazione flessibile fino a : del giorno _____________;
– servizi utili: sala meeting per __ persone [ sì/no ], stampa documenti, late check-out.

Dati fatturazione: denominazione _______________, indirizzo _______________, P.IVA/C.F. _______________, SDI/PEC _______________.
Referente booking aziendale: _______________ (tel. _______________, e-mail _______________).

In attesa di un Vostro riscontro con la migliore offerta.
Cordiali saluti,
_______________ – _______________

Modello 4 — Gruppo/agenzia (pullman, 15–50 pax)

Oggetto: Richiesta preventivo gruppo __ pax – __ camere – date –

Gentile Hotel _______________,
l’agenzia/ente _______________ richiede preventivo per un gruppo di n. __ partecipanti (n. __ camere doppie, n. __ singole, n. __ triple) dal _____________ al _____________, trattamento [ B&B / mezza pensione / pensione completa ].

Si chiede di specificare:
– quota per persona e per camera, gratuità 1/25 pax [ sì/no ], policy bambini;
– inclusioni (acqua ai pasti, menù bus, sala per briefing), deposito bagagli, spazio per pullman (parcheggio/permessi);
– condizioni di allotment, rooming list deadline, caparra (%) e saldo, termini di cancellazione scaglionata;
– eventuale city tax, commissionabilità __% [ se agenzia ], penali no-show.

Servizi opzionali: welcome drink, packed lunch, guida locale, meeting room per __ pax.

Referente gruppo: _______________ – tel. _______________ – e-mail _______________.
Grazie per l’offerta in opzione fino al _____________.
Cordiali saluti,

Modello 5 — Meeting/Evento con sale (sale + camere)

Oggetto: Richiesta preventivo sale meeting + camere – date –

Spett.le Hotel _______________,
stiamo organizzando un meeting per __ partecipanti nelle date – e richiediamo:
– sala plenaria per __ pax a platea [ o a banchi __ pax ] dalle : alle :;
– n. __ breakout room per __ pax ciascuna;
– n. __ camere [ uso singolo/doppie ] per relatori/ospiti (notti __);
– coffee break n. __, light lunch n. __, eventuale cena sociale per __ pax.

Si prega di indicare:
– canoni sale, setup inclusi (schermo, proiettore, audio, microfoni, lavagna, Wi-Fi dedicato), assistenza tecnica;
– menu e prezzi F&B, eventuali restrizioni/allergie;
– policy di pagamento (caparra/saldo), cancellazioni (sale e camere), eventuali penali;
– parcheggio, transfer, deposito materiali, esposizione roll-up/aree desk, orari carico/scarico.

Recapiti organizzatore: _______________, tel. _______________, e-mail _______________.
Gradirei un’offerta dettagliata e una deadline di opzione al _____________.
Cordialmente,

_________________

Come Scrivere una Richiesta di Preventivo Hotel

La richiesta di preventivo hotel è un passaggio obbligato per chiunque stia pianificando un soggiorno e desideri ricevere informazioni dettagliate su disponibilità, costi e servizi offerti dall’albergo per un determinato periodo. Questo processo permette ai potenziali ospiti di comunicare con l’hotel le proprie esigenze specifiche, come le date del soggiorno, il numero e l’età dei viaggiatori, il tipo di trattamento desiderato (per esempio, pernottamento e colazione, mezza pensione, pensione completa) e qualsiasi altra richiesta particolare che possa influenzare la scelta dell’alloggio.

L’obiettivo della richiesta di preventivo è ottenere un’offerta personalizzata che rispecchi le esigenze e le preferenze dell’ospite, permettendo di confrontare diverse opzioni e prendere una decisione informata sulla base del rapporto qualità-prezzo, dei servizi offerti e delle eventuali promozioni disponibili. Inoltre, fornisce all’hotel l’opportunità di dimostrare la propria ospitalità e capacità di rispondere in modo specifico alle richieste dei clienti, creando un primo contatto positivo che può influenzare la decisione finale di prenotazione.

Per richiedere un preventivo personalizzato sul sito di un hotel, è fondamentale fornire informazioni dettagliate che aiutino il personale a comprendere le tue esigenze specifiche e adattare l’offerta di conseguenza. Inizia inserendo il tuo nome e cognome, che consentiranno all’hotel di personalizzare la comunicazione. Aggiungi i tuoi contatti, come numero di telefono ed email, per facilitare eventuali scambi rapidi di informazioni e per consentire all’hotel di inviarti il preventivo elaborato.
Specificare le date di arrivo e partenza è necessario per permettere di verificare la disponibilità delle camere nelle giornate desiderate. Definisci il tipo di trattamento che preferisci per il tuo soggiorno, che può variare da solo pernottamento a pensione completa, passando per le opzioni mezza pensione e bed & breakfast, in modo che l’offerta possa essere adeguata alle tue aspettative alimentari e di servizio.
È altrettanto importante indicare il numero di adulti e bambini che alloggeranno, specificando l’età dei più piccoli. Questo permette di valutare la soluzione alloggiativa più adatta, considerando le esigenze di spazio e comfort di ciascun ospite, e di prevedere eventuali riduzioni o servizi dedicati ai bambini.
Non trascurare di menzionare eventuali richieste speciali che potrebbero rendere il tuo soggiorno più piacevole e senza intoppi. Che si tratti di esigenze alimentari specifiche, della necessità di stanze comunicanti per famiglie numerose, o della richiesta di particolari servizi aggiuntivi, la condivisione di queste informazioni consente all’hotel di personalizzare ulteriormente la sua offerta.

Fornire questi dettagli con chiarezza e precisione è la chiave per ottenere un preventivo che rifletta esattamente le tue aspettative, garantendoti un’esperienza di soggiorno su misura e pienamente soddisfacente.