Modulo Disdetta Prenotazione Hotel

Aggiornato il 3 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa pagina mettiamo a disposizione un modulo disdetta prenotazione hotel e spieghiamo quale procedura bisogna seguire per effettuare correttamente la disdetta della prenotazione.

Fac Simile Disdetta Prenotazione Hotel

In questa sezione è possibile trovare il modulo disdetta prenotazione hotel compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Esempio Disdetta Prenotazione Hotel

Modello 1 — Disdetta entro periodo di cancellazione gratuita

Oggetto: Disdetta prenotazione n. _______________ – cancellazione gratuita

Spett.le Hotel _______________
E-mail/PEC: _______________

il/la sottoscritto/a _______________ (doc. n. _______________), titolare della prenotazione n. _______________
per il soggiorno dal __/__/____ al __/__/____ (n. notti ____ – camera _______________ – n. ospiti ____),

COMUNICA

la disdetta della prenotazione sopra indicata, nel rispetto dei termini di cancellazione gratuita previsti in fase di prenotazione (canc. gratuita entro il __/__/____, ore __:__).

Chiede cortese conferma scritta dell’annullamento e, se già preautorizzato/addebitato, il rilascio della preautorizzazione / il rimborso integrale di € _______________ sullo stesso metodo di pagamento entro ____ giorni lavorativi.

Recapiti: tel. _______________ – e-mail _______________.

Luogo e data __/__/____
Firma ______________________________

Modello 2 — Tariffa non rimborsabile: richiesta voucher/deroga per sopravvenuti impedimenti

Oggetto: Disdetta prenotazione n. _______________ – richiesta voucher/deroga su tariffa non rimborsabile

Spett.le Hotel _______________
E-mail: _______________

Io sottoscritto/a _______________, prenotazione n. _______________ (dal __/__/____ al __/__/____, camera _______________),
sono costretto/a a cancellare per sopravvenuti impedimenti non dipendenti dalla mia volontà: _______________.

La tariffa scelta risulta “non rimborsabile”. Vi chiedo cortesemente, in via di cortesia commerciale, di valutare:
[ ] emissione voucher/credito di € _______________ utilizzabile entro il __/__/____
[ ] riprotezione su nuove date (proposta: __/__/____ – __/__/____)
[ ] rimborso parziale di € _______________

Resto disponibile a inviare eventuale documentazione a supporto e attendo un Vostro gentile riscontro.

Recapiti: tel. _______________ – e-mail _______________.
Luogo e data __/__/____
Firma ______________________________

Modello 3 — Disdetta per causa di forza maggiore

Oggetto: Disdetta prenotazione n. _______________ per causa di forza maggiore

Spett.le Hotel _______________
E-mail: _______________

Il/La sottoscritto/a _______________, prenotazione n. _______________ (check-in __/__/____ – check-out __/__/____),
cancella il soggiorno per causa di forza maggiore: _______________ (es.: volo/treno cancellato, blocco viaggi, certificazione medica).

Allega: [ ] attestazione compagnia di trasporto / [ ] certificazione medica / [ ] altra prova.

Chiede, in considerazione dell’evento, l’annullamento senza penali e il rimborso/preautorizzazione annullata per € _______________,
ovvero l’emissione di voucher con validità fino al __/__/____ se preferite.

Indirizzo per riscontro: _______________ – tel. _______________ – e-mail _______________.
Grazie per l’attenzione e la collaborazione.

Luogo e data __/__/____
Firma ______________________________

Modello 4 — Prenotazione tramite portale (Booking/OTA): richiesta annullamento e allineamento sistemi

Oggetto: Disdetta prenotazione OTA n. _______________ – richiesta allineamento

Spett.le Hotel _______________
E-mail: _______________

Con la presente chiedo l’annullamento della prenotazione effettuata tramite _______________ (portale/OTA),
ID pratica n. _______________, intestata a _______________, periodo __/__/____ – __/__/____, camera _______________.

Ho già avviato la cancellazione dal portale in data __/__/____; Vi prego di confermare l’annullamento, allineare l’extranet/Channel Manager e rilasciare eventuali preautorizzazioni/penali non dovute. In caso di penale prevista, Vi chiedo cortese verifica delle policy e, ove possibile, la conversione in voucher data la motivazione: _______________.

Resto in attesa di Vostra conferma scritta.
Recapiti: tel. _______________ – e-mail _______________.

Luogo e data __/__/____
Firma ______________________________

Modello 5 — Disdetta aziendale/gruppo (riduzione camere o annullamento totale)

Oggetto: Disdetta / riduzione gruppi – prenotazione n. _______________ (azienda _______________)

Spett.le Hotel _______________
All’attenzione Ufficio Booking/Group Sales – E-mail: _______________

La società _______________ (P.IVA _______________), referente _______________ (tel. _______________, e-mail _______________),
comunica la disdetta / riduzione della prenotazione gruppi n. _______________ per il periodo __/__/____ – __/__/____,
attualmente pari a n. ____ camere / n. ____ ospiti.

Richiediamo:
[ ] annullamento totale senza penali entro i termini contrattuali
[ ] riduzione a n. ____ camere con mantenimento delle restanti condizioni

Se fossero previste penali, chiediamo cortese riconfigurazione secondo clausole di cut-off/attrition e, ove possibile, conversione in credito soggiorno utilizzabile entro il __/__/____.

Si prega di inviare conferma scritta, prospetto penali (se dovute) e nota di credito/bonifico di € _______________ entro ____ giorni.

Luogo e data __/__/____
Per l’Azienda ______________________________ (firma)

Come Utilizzare la Disdetta di Prenotazione Hotel

Stavi per partire per una meritata vacanza o per un soggiorno di lavoro ma ti sei appena reso conto di dover disdire il tuo pernottamento in albergo? Se la risposta è affermativa, niente paura: la disdetta di prenotazione è un’operazione piuttosto semplice, che potrai effettuare in qualunque momento, sia in presenza che a distanza.
Importante prima di procedere è capire quali fossero le condizioni contenute nel contratto al momento della prenotazione, in modo da tenere ben presenti quali siano i tuoi diritti e quali trattamenti debba riservarti il gestore dell’hotel. Se però non hai idea non solo di quali tutele ti spettino ma anche di come si faccia una disdetta, rimani con noi: nella seguente guida spiegheremo tutto quello che c’è da sapere sull’annullamento di una prenotazione, andando ad elencare la valenza giuridica dei vari atti e a capire come comportarsi in caso ti venga imposta una penale. Inoltre, scopriremo i tempi e le modalità migliori per fare una disdetta hotel in modo rapido ed efficace, così da non perdere ulteriore tempo.

La prenotazione alberghiera è definibile a tutti gli effetti come un contratto. Essa prevede che dopo un accordo tra l’albergatore ed il cliente la stanza prenotata sia destinata all’uso di quest’ultimo, il quale potrà alloggiare nella struttura secondo le condizioni e le tempistiche pattuite.
Non esiste un modo univoco per prenotare un hotel, ed in effetti è possibile farlo sia tramite una semplice telefonata sia via mail, via fax, di persona o tramite siti web ufficiali degli alberghi o gestiti da terzi (come per esempio Booking.com).
A seconda delle diverse modalità di prenotazione, possono essere effettuate disdette differenti. Prenotando a distanza per esempio, la legge impedisce al cliente di beneficiare del diritto di recesso. Quest’ultimo è possibile solamente se il cliente ha usufruito del servizio e non si trova bene durante la permanenza in hotel.
Da aggiungere poi che agli occhi della legge le prenotazioni in albergo non sono sempre vincolanti. Ciò significa che se il contratto tra le parti lo prevede, il cliente può annullare la prenotazione senza pagare penali e ricevendo indietro eventuali caparre versate.
In sostanza, ogni caso è diverso, e a fare la differenza sarà il contratto firmato dal cliente al momento della prenotazione.

La legge non prevede dei tempi prefissati uguali per tutti per poter comunicare una disdetta all’hotel, ed in mancanza di indicazioni a riguardo nel contratto si faranno valere i principi generali in materia dei contratti o agli usi locali disposti dalle camere di commercio.
I casi in questo senso sono variabili: talvolta gli usi locali indicano che la somma pagata deve essere restituita dall’albergatore al cliente se quest’ultimo effettua la disdetta entro le 12 ore prima del giorno prenotato. In altri casi i tempi possono variare, pertanto il consiglio è quello di verificare quanto stabilito dalla camera di commercio della città in oggetto.
A livello generale comunque, anche solo per educazione, il consiglio è di notificare l’albergo appena vieni a conoscenza della necessità di disdire il tuo soggiorno, evitando di chiamare o scrivere all’ultimo.

Allo stesso modo, non c’è un modo univoco previsto dalla legge per comunicare una disdetta. Ciò significa che se ti accorgi di dover rinunciare alla tua vacanza, potrai comunicare all’albergo di destinazione le tue volontà nel modo che ritieni più opportuno, possibilmente rispettando le indicazioni fornite dalla struttura stessa.
Aggiungiamo che la disdetta di prenotazione può sì essere comunicata a voce tramite telefonata, ma che comunque per educazione è sempre bene inviare anche una comunicazione scritta via email o tramite chat. Inoltre, ricordiamo che non è necessario fornire delle motivazioni, quindi non sentirti obbligato a dire perché hai dovuto disdire il tuo pernottamento.

Una delle questioni più spinose quando si parla di disdetta prenotazione hotel riguarda le penali. Cosa succede per esempio se un cliente disdice la sua prenotazione oltre i tempi indicati nel contratto dall’hotel? È sempre obbligatorio pagare la penale? Secondo la legge, no.
Le clausole contrattuali che indicano un onere gravoso per uno dei due contraenti devono sempre essere firmate dopo una effettiva presa visione. Ciò significa che se hai sottoscritto una prenotazione online cliccando solo sulla casella di accettazione delle condizioni generali di vendita, non dovrai pagare la penale.
L’unico caso in cui un albergatore ti possa richiedere di pagare la somma della penale incorre qualora tu abbia effettivamente preso visione specifica di quella clausola, ovvero se egli per esempio ti abbia inviato una mail e richiesto di firmarla.
In tutti gli altri casi, sappi che non ti potrà essere richiesta alcuna somma. Diverso è il discorso se prima della prenotazione avevi versato una caparra. Quest’ultima infatti potrà essere trattenuta dall’albergatore, il quale però potrà chiederti di pagare anche un risarcimento nel caso in cui la caparra sia confirmatoria. Se la caparra è di sola natura penitenziale, non sei tenuto al risarcimento di alcun danno.