Modulo Comunicazione ai Clienti di Cambio Agente

Aggiornato il 2 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa guida spieghiamo come comunicare ai clienti il cambio di agente

Il modulo comunicazione ai clienti di cambio agente presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio. Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.

Fac Simile Comunicazione ai Clienti di Cambio Agente Word

In questa sezione è possibile trovare il modulo comunicazione ai clienti di cambio agente compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Esempio Comunicazione ai Clienti di Cambio Agente

Modello 1 – Formale “standard” (B2B/B2C)

Oggetto: Cambio agente di riferimento – decorrenza _______________

Gentile _______________,
La informiamo che, a decorrere dal , il Suo nuovo agente di riferimento è _______________ (), che subentra al/alla Sig./Sig.ra _______________.
Ragione sociale: _______________ – Sede: _______________ – Tel: _______________ – E-mail: _______________ – Orari: _______________.

Il cambio avviene nell’ottica di offrirLe un servizio ancora più rapido e vicino alle Sue esigenze. Restano invariati il rapporto contrattuale con _______________ e tutte le condizioni economiche/commerciali in essere, salvo diverso Suo accordo.

Per ogni richiesta, ordine o assistenza La invitiamo a contattare sin d’ora _______________ all’indirizzo _______________ o al numero _______________. Se desidera, possiamo fissare una breve call/confronto entro _______________.

La ringraziamo per la fiducia accordata e restiamo a disposizione.

Cordiali saluti

Ruolo _______________ – Azienda _______________
Recapiti: _______________ | _______________

Informativa privacy sintetica: i Suoi dati restano trattati da _______________ per finalità di gestione del rapporto; aggiornato il referente, invariato il titolare del trattamento. Per i dettagli: _______________.

Modello 2 – Presentazione calda del nuovo agente (tono relazionale)

Oggetto: Da oggi il Suo nuovo referente è _______________ (piacere di conoscerLa!)

Buongiorno _______________,
Le scriviamo per presentarLe _______________, il nuovo agente che da _______________ seguirà personalmente le Sue richieste su _______________. _______________ ha maturato esperienza in _______________ e conosce bene il nostro territorio/settore.

Non cambia nulla per i Suoi contratti o condizioni: rimangono valide senza alcun adempimento da parte Sua. L’obiettivo è essere ancora più veloci nelle risposte e proattivi nelle soluzioni.

Contatti diretti di _______________: telefono _______________, e-mail _______________, disponibilità _______________. Se Le fa piacere, organizziamo un incontro conoscitivo (in presenza o video) nella settimana del _______________.

Grazie per la collaborazione e a presto.

Un saluto cordiale

Ruolo _______________ – Azienda _______________
Recapiti sede: _______________

Nota privacy: aggiornamento referente interno; trattamento dati invariato secondo informativa disponibile su _______________.

Modello 3 – Cambio agente con gestione ordini in corso (B2B operativo)

Oggetto: Subentro nuovo agente e continuità operativa su ordini/pratiche

Spett.le _______________,
con la presente comunichiamo che dal _______________ l’agente incaricato per la Vostra posizione sarà _______________ (recapiti: _______________). Il/la precedente referente _______________ cessa l’incarico in data _______________.

Tutti gli ordini, preventivi, pratiche e attività in corso proseguono senza interruzioni e alle medesime condizioni concordate. Le scadenze già pianificate restano confermate; eventuali variazioni verranno condivise da _______________ con il Vostro ufficio _______________.

Per assicurare una transizione ordinata, Vi invitiamo a indirizzare da subito richieste e documentazione al nuovo contatto: @ – tel. _______________. In caso di urgenze, è attivo anche il presidio centralizzato: _______________.

Restiamo a disposizione per un allineamento operativo entro _______________.

Cordiali saluti

Ruolo _______________ – Azienda _______________
PEC/E-mail amministrazione: _______________ – Ufficio ordini: _______________

Informativa: il cambio referente non modifica il fornitore/mandante né i termini contrattuali vigenti. Trattamento dati conforme a _______________.

Modello 4 – Comunicazione istituzionale con nota di compliance (settori regolati)

Oggetto: Comunicazione ufficiale di variazione agente incaricato

Gentile Cliente _______________,
ai sensi del mandato/contratto n. _______________ Le comunichiamo la variazione dell’agente incaricato: a far data dal _______________ il Suo referente sarà _______________ (matricola/codice _______________), che subentra a _______________. I recapiti del nuovo referente sono: telefono _______________, e-mail _______________, sede _______________.

La variazione non incide sui rapporti contrattuali, sulle coperture/servizi attivi né sulle condizioni economiche applicate. Le eventuali deleghe o procure già rilasciate a favore dell’agente uscente cessano automaticamente alla data sopra indicata e, ove necessario, verranno riemesse a nome del nuovo referente.

Per garantire continuità, fino al _______________ resterà operativo un presidio congiunto. In caso di reclami o richieste formali, il canale da utilizzare resta _______________. Per l’esercizio dei diritti privacy (artt. 15–22 Reg. UE 2016/679) può scrivere a _______________.

RingraziandoLa per l’attenzione, porgiamo cordiali saluti.

Distinti saluti

Ruolo _______________ – Azienda _______________
Sede legale _______________ – Contatti ufficiali _______________

Nota legale: titolare del trattamento e condizioni generali invariati; cambia esclusivamente il referente operativo. Informativa completa su _______________.

Come Utilizzare il Modulo Comunicazione ai Clienti di Cambio Agente

Capita piuttosto di frequente che all’interno di un’azienda vi siano cambiamenti a livello di personale: quando ad essere coinvolti da eventuali novità sono gli addetti del back-office, solitamente non occorre notificare nessuno all’infuori dell’azienda di quanto avvenuto, in quanto sarà sufficiente che il nuovo arrivato o il sostituto si presenti ai propri colleghi.
Quando però a cambiare è un addetto alle relazioni commerciali, è sempre bene far sapere ai clienti (più o meno affezionati) quello che sta avvenendo, così che essi capiscano con chi relazionarsi da quel momento in poi.
Ecco quindi che un documento come la comunicazione di cambio agente diviene cruciale, e per risultare efficace deve essere scritto in modo chiaro e sintetico. Se anche nella tua azienda è avvenuto un cambiamento di organico simile, ma non sai come notificarlo ai tuoi clienti, ti consigliamo di rimanere con noi: passo dopo passo scoprirai come scrivere una lettera di comunicazione per la sostituzione di un agente, così da far sapere ai tuoi clienti che d’ora in poi dovranno relazionarsi con un nuovo professionista.

Cambio agente – Cosa comunicare ai clienti
L’agente, anche conosciuto come addetto commerciale, è una figura chiave all’interno di un’azienda, in quanto si occupa di proporre e di vendere i prodotti di quest’ultima al cliente finale. Tale figura poliedrica non si limita però solamente a portare a termine un contratto, ma solitamente intrattiene i rapporti con i clienti anche a transazione compiuta, preoccupandosi di mantenere buone le relazioni con questi ultimi tra un affare e l’altro.
Proprio come gli altri dipendenti tuttavia, anche l’agente può andare in pensione, così come essere licenziato per eventuali comportamenti scorretti. I casi che comportano un licenziamento sono molteplici, e molto spesso fanno riferimento allo scarso rendimento offerto da questa figura.
Molto comuni inoltre, i casi di abbandono volontario della posizione, spesso determinati dalla difficoltà di portare i clienti a sottoscrivere nuovi contratti, soprattutto in tempo di crisi.
Al di là delle possibili motivazioni che hanno comportato il cambio di agente però, è sempre bene che il responsabile del reparto o dell’azienda più in generale si preoccupi di notificare i clienti di quanto avvenuto. Ecco perché ancora prima che abbia luogo il cambio di agente, è bene inviare a questi ultimi una lettera o un’email, all’interno della quale viene spiegato che a partire da una certa data dovranno relazionarsi con un nuovo agente.
Precisiamo sin da subito che all’interno di una comunicazione di questo tipo non è necessario indicare i motivi che hanno portato al cambio d’agente: in poche parole, non sei obbligato a dire ai tuoi clienti il perché il vecchio addetto sia stato sostituito. Questa informazione infatti, può tranquillamente essere omessa, a vantaggio sia dell’azienda che del diretto interessato.

Struttura della comunicazione cambio agente
Centrale è invece includere in questa comunicazione tutta una serie di informazioni, possibilmente riportandole all’interno della missiva in ordine corretto. Vediamo quindi quali sono le parti essenziali di cui si compone il messaggio e come inserirle per renderlo più chiaro:
-Intestazione, la parte iniziale della lettera in cui indichi i riferimenti del destinatario, come nome, cognome, indirizzo e nome dell’azienda;
-Oggetto, ovvero il titolo in cui spieghi con poche parole quale sarà il contenuto del messaggio. Per notificare un cliente del cambio di agente, scrivi per esempio: “Oggetto: Comunicazione cambio agente per conto di (Nome della tua azienda)”.
-Comunicazione vera e propria, in cui ti presenti al cliente e spieghi la ragione della lettera. Un modo semplice per iniziare questa parte prevede l’inserimento di formule come
“Gentile cliente, sono (nome e cognome), responsabile del reparto _____ per conto della (nome azienda”) con la presente lettera, intendo informarla che a partire dal giorno ___/___/____ il nostro attuale referente commerciale sarà sostituito dal nostro nuovo incaricato, il Sig. (nome e cognome nuovo referente).
È questa la parte in cui dovrai occuparti, oltre che di indicare il nome del nuovo agente, anche di elencare con precisione tutti i suoi recapiti, ricordando di includere:
numero di telefono cellulare;
numero di telefono dell’ufficio;
indirizzo mail aziendale;
indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
indirizzo fisico della sede che ospita l’ufficio dell’incaricato.
Inoltre, ricorda di utilizzare questo spazio per rassicurare il cliente, invitandolo a non preoccuparsi. Specifica che il nuovo agente sarà sicuramente all’altezza di quello precedente, e che dopo un periodo iniziale di conoscenza emergeranno subito l’esperienza e la professionalità del nuovo arrivato.
-Conclusione e saluti. Prima di concludere la lettera ricordati di salutare cordialmente il cliente, ringraziandolo per la comprensione e invitandolo a contattarti in caso di dubbi e perplessità.

Se rispetterai queste indicazioni, siamo certi che il cambiamento non desterà alcuna preoccupazione, e che potrai continuare ad intrattenere ottimi rapporti con tutti i tuoi clienti. Se possibile, ricorda di inoltrare il messaggio di cambio agente per tempo, scegliendo un canale di comunicazione ufficiale come la posta ordinaria o, in alternativa, gli indirizzi di posta elettronica aziendale.