Fac Simile Lettera di Reclamo a Fornitore

Aggiornato il 4 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa guida mettiamo a disposizione un esempio di lettera di reclamo a fornitore.

Il modello lettera di reclamo a fornitore presente in questa pagina può infatti essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio. Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.

Fac Simile Lettera di Reclamo a Fornitore Word

In questa sezione è possibile trovare l’esempio di lettera di reclamo a fornitore compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Esempio di Lettera di Reclamo a Fornitore

Modello 1 — Merce non conforme (artt. 1490–1495 c.c.)

Oggetto: Reclamo per merce non conforme – Ordine n. _______________ / DDT n. _______________

Spett.le _______________
PEC/E-mail: _______________

Il/La sottoscritto/a _______________ (C.F./P.IVA _______________), con sede in _______________, segnala la non conformità della fornitura in oggetto, consegnata il __/__/____.

Dettaglio difetti riscontrati:
Articolo/i: _______________ Lotto/seriale: _______________
Difetti/irregolarità: ____________________________________________________________
Evidenze allegate: [ foto ] [ video ] [ report collaudo ].

La presente è inviata entro i termini di legge/contratto. Si chiede, a Vostre spese, entro ____ giorni dal ricevimento:
[ sostituzione integrale ] [ riparazione ] [ ritiro e rimborso ].
In difetto, ci riserviamo di attivare i rimedi di legge (riduzione prezzo/risoluzione e risarcimento).

Si richiede istruzioni per l’eventuale reso (RMA) e numero pratica.
In attesa di riscontro scritto, distinti saluti.

Luogo/data __/__/____
Firma _______________
Allegati: ordine, DDT/fattura, prove difetto

Modello 2 — Ritardo di consegna/quantità mancanti (messa in mora e diffida)

Oggetto: Reclamo per ritardo/quantità mancanti – Diffida ad adempiere art. 1454 c.c. – PO n. _______________

Spett.le _______________
PEC/E-mail: _______________

Con riferimento alla PO n. _______________ del __/__/____ (consegna prevista __/__/____), rileviamo che ad oggi:
[ la consegna non è avvenuta ] [ sono state consegnate solo n. ____ unità su ____ ].

Con la presente Vi mettiamo in mora ex art. 1219 c.c. e Vi diffidiamo ad adempiere, consegnando integralmente entro e non oltre __ giorni dal ricevimento, presso _______________.

Trascorso inutilmente il termine, ci riserviamo di:
a) risolvere il contratto per Vostro inadempimento con richiesta di risarcimento danni;
b) approvvigionarci altrove addebitandoVi l’eventuale maggior costo;
c) applicare penali come da accordo quadro (art. ___).

Restiamo in attesa di Vostro piano di consegna vincolante.
Cordiali saluti.

Luogo/data __/__/____
Firma _______________
Allegati: PO, eventuali scambi e-mail

Modello 3 — Fatturazione errata/indebita (nota di credito)

Oggetto: Reclamo per fatturazione errata – richiesta nota di credito – Fatt. n. _______________ del __/__/____

Spett.le _______________
PEC/E-mail: _______________

Contestiamo la fattura indicata per i seguenti motivi:
[ prezzi non conformi all’offerta/contratto ] [ quantità fatturate superiori al consegnato ]
[ doppia fatturazione ] [ addebito di costi non pattuiti ].

Dettaglio corretto:
Voce _______________ Prezzo pattuito € ______ Q.tà ______ Totale € ______.

Vi chiediamo di emettere nota di credito per € _______________ entro __ giorni e di rinviare fattura corretta. In mancanza, sospenderemo il pagamento della parte contestata, fermo il saldo di quanto non oggetto di reclamo.

Rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti.

Luogo/data __/__/____
Firma _______________
Allegati: contratto/offerta, DDT, fattura

Modello 4 — Servizi non conformi/Termininon rispettati (richiesta CAPA/8D)

Oggetto: Reclamo per disservizi e violazione termini– Richiesta azione correttiva

Spett.le _______________
PEC/E-mail: _______________

Si segnala il mancato rispetto dei livelli di servizio previsti dal contratto n. _______________ (art. __), con disservizi registrati nelle seguenti date/ore: __/__/____ (dalle __:__ alle __:__), __/__/____ (dalle __:__ alle __:__), impatto su attività: __________________________________.

Si richiede entro __ giorni:
1) piano di contenimento immediato (ripristino/mitigazione);
2) analisi delle cause radice e piano di azione correttiva (8D) con tempi e responsabili;
3) riconoscimento degli indennizzi/crediti SLA maturati pari a € _______________ o ____% del canone.

In difetto, ci riserviamo l’applicazione delle penali contrattuali e le ulteriori azioni di tutela.
Distinti saluti.

Luogo/data __/__/____
Firma _______________
Allegati: estratti monitoraggio, contratto

Modello 5 — Aumento prezzo unilaterale/variazione non pattuita

Oggetto: Reclamo per aumento prezzi non concordato – richiesta ripristino condizioni

Spett.le _______________
PEC/E-mail: _______________

Abbiamo rilevato che, con decorrenza __/__/____, avete applicato un incremento prezzi del ____% su _______________ senza nostro accordo scritto, in contrasto con l’offerta/contratto n. _______________ (art. __).

Con la presente contestiamo formalmente l’aumento e chiediamo:
a) ripristino immediato delle condizioni economiche vigenti alla data __/__/____;
b) emissione di note di credito per gli addebiti eccedenti già fatturati (€ _______________);
c) eventuale proposta motivata di revisione, da sottoporre a nostra preventiva accettazione.

In mancanza di riscontro entro __ giorni, valuteremo la risoluzione per Vostro inadempimento e l’affidamento a terzi, riservandoci il ristoro dei maggiori oneri.

Cordiali saluti.

Luogo/data __/__/____
Firma _______________
Allegati: contratto/offerta, fatture con adeguamenti

Come Scrivere una Lettera di Reclamo a Fornitore

Una lettera di reclamo a un fornitore è un documento formale attraverso il quale un cliente, che può essere un individuo o un’organizzazione, esprime insoddisfazione per i prodotti o i servizi ricevuti. Questa comunicazione ha l’obiettivo di informare il fornitore di problemi specifici incontrati, quali difetti del prodotto, non conformità ai termini di un accordo, ritardi nella consegna, o qualsiasi altra questione che abbia avuto un impatto negativo sull’acquirente. La lettera funziona da registro ufficiale del disagio sperimentato e innesca un processo formale per la risoluzione del problema.

Inviare una lettera di reclamo a un fornitore si rivela utile in diverse situazioni che riguardano aspetti critici della fornitura di beni o servizi. Questa forma di comunicazione formale assume particolare importanza quando le questioni in gioco influenzano significativamente l’operatività, la qualità del servizio al cliente finale, o la fiducia nel rapporto commerciale tra le parti. Ecco alcuni scenari in cui redigere e inviare una lettera di reclamo diventa particolarmente utile
-Non conformità del prodotto: Quando i beni ricevuti non sono conformi alle specifiche concordate, sia in termini di qualità sia di quantità. Questo può includere prodotti difettosi, danneggiati durante il trasporto, o semplicemente non all’altezza delle aspettative stabilite dal contratto o dalla descrizione del prodotto.
-Ritardi nella consegna: Se la merce non viene consegnata entro i termini previsti, causando potenziali interruzioni dell’attività commerciale, perdite economiche, o insoddisfazione dei clienti. In questi casi, la lettera di reclamo serve a evidenziare l’impatto negativo del ritardo e a richiedere azioni correttive.
-Violazione dei termini contrattuali: Qualsiasi mancato rispetto degli accordi contrattuali da parte del fornitore, che vada oltre la qualità e la consegna dei prodotti, può essere motivo di reclamo. Questo include la mancata fornitura di servizi post-vendita promessi, variazioni unilaterali dei prezzi o delle condizioni di pagamento, e altri comportamenti che divergono dagli accordi stabiliti.
-Problemi di fatturazione: Errori o discrepanze nelle fatture inviate dal fornitore, come addebiti eccessivi, fatturazione di articoli non ordinati o già restituiti, o errori nei dettagli di pagamento, necessitano di una comunicazione formale per richiedere correzioni e chiarimenti.
-Insoddisfazione dei servizi: Nei casi in cui i servizi forniti non soddisfano le aspettative o i livelli di servizio concordati, come manutenzione, supporto tecnico, o consulenza, una lettera di reclamo può evidenziare le aree di insoddisfazione e sollecitare miglioramenti.

La struttura di una tale lettera inizia tipicamente con un’introduzione che stabilisce il contesto, includendo dettagli come la natura della relazione commerciale tra le parti e una breve storia degli eventi che hanno portato alla necessità di scrivere il reclamo. Segue una descrizione dettagliata del problema, dove il mittente espone in modo chiaro e preciso la natura del disguido, evidenziando come questo abbia violato i termini dell’accordo o le aspettative basate su accordi precedenti o comunicazioni. È importante che questa sezione sia supportata da fatti concreti, come date, numeri di ordine o altri riferimenti che possano aiutare il fornitore a identificare e verificare il problema.
La lettera dovrebbe anche esprimere l’impatto che il problema ha avuto sul cliente, sia in termini economici sia per quanto riguarda la perdita di fiducia nella relazione commerciale. Questo aiuta il fornitore a comprendere la gravità della situazione e la necessità di una soluzione tempestiva.

Inoltre, il mittente può includere nella lettera una richiesta specifica di come desidera che il problema venga risolto. Questo potrebbe variare da una sostituzione del prodotto difettoso, a un rimborso, a servizi compensativi, o a qualsiasi altra azione che il mittente ritiene necessaria per rettificare la situazione. Fornire una proposta di soluzione non solo chiarisce le aspettative del cliente, ma offre anche al fornitore un punto di partenza per la negoziazione della risoluzione del reclamo.

La lettera di reclamo a un fornitore si chiude solitamente con una dichiarazione che esprime la speranza di una risoluzione positiva della questione, mantenendo aperta la porta a future relazioni commerciali. La cortesia e la professionalità, anche di fronte alla frustrazione, sono cruciali in questa fase, poiché contribuiscono a mantenere un tono costruttivo che è più probabile porti a una risposta favorevole dal fornitore.