Fac Simile Richiesta Appuntamento Formale

Aggiornato il 7 Settembre 2025 da Luca Agostini

In questa guida spieghiamo come scrivere una richiesta di appuntamento formale.

Il fac simile richiesta di appuntamento formale presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio.
Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.

Fac Simile Lettera Richiesta Appuntamento Formale Word

In questa sezione è possibile trovare il modulo richiesta di appuntamento formale compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.

Esempio di Richiesta Appuntamento Formale

Modello 1 — Richiesta appuntamento a cliente/partner (business)

Oggetto: Richiesta di appuntamento per presentazione proposta _______________

Gentile _______________,
sono _______________ di _______________. In relazione a _______________, Le chiedo cortesemente un appuntamento per illustrarLe la nostra proposta tecnica/economica e i possibili tempi di attuazione.

Le propongo, se di Suo gradimento:
– _______________ alle ore : (in presenza presso _______________)
– _______________ alle ore : (da remoto su _______________)

Resto a disposizione per alternative di data/orario. L’incontro avrà durata stimata di ____ minuti.
In attesa di un Suo cortese riscontro, porgo cordiali saluti.

Ruolo _______________ – Azienda _______________
Tel. _______________ E-mail _______________

Modello 2 — Richiesta appuntamento a Pubblica Amministrazione/Ufficio

Oggetto: Richiesta appuntamento per pratica n. _______________ (istanza del _______________)

Spett.le _______________
All’attenzione del/lla _______________ (Ufficio/Servizio)

Il/La sottoscritto/a _______________ (C.F. _______________), in riferimento alla pratica n. _______________, chiede un appuntamento per un confronto operativo e la verifica della documentazione necessaria alla definizione dell’iter.

Disponibilità proposte:
– _______________ alle ore :
– _______________ alle ore :
Luogo: _______________ / videochiamata su _______________.

Si allegano copia istanza e documenti principali. In attesa di conferma, porgo distinti saluti.

Indirizzo _______________ Tel. _______________ E-mail/PEC _______________

Modello 3 — Richiesta appuntamento a studio professionale (legale/tecnico/fiscale)

Oggetto: Richiesta appuntamento per consulenza su _______________

Spett.le Studio _______________,
sono _______________ e avrei necessità di un incontro per esaminare la seguente questione: _______________ (breve descrizione). Gradirei fissare un appuntamento con il/la Dott./Avv./Ing. _______________.

Proposte di calendario:
– _______________ ore : (in studio _______________)
– _______________ ore : (da remoto)

Durata indicativa: ____ minuti. Chiedo di indicare eventuali documenti da portare.
Ringrazio fin d’ora per l’attenzione e resto in attesa di cortese riscontro.

Cordiali saluti

Tel. _______________ E-mail _______________

Modello 4 — Richiesta appuntamento colloquio (HR/azienda)

Oggetto: Richiesta appuntamento per colloquio posizione _______________ (rif. _______________)

Gentile _______________,
in merito alla posizione _______________ (rif. _______________), desidero incontrarLa per approfondire esperienza, disponibilità e aspettative. Le propongo le seguenti finestre:

– _______________ ore : (sede _______________)
– _______________ ore : (videocolloquio su _______________)

La prego di confermare la Sua preferenza e di inviarmi, se possibile, CV aggiornato e eventuale portfolio.
Grazie per la collaborazione.

Cordiali saluti

Ruolo _______________ – Azienda _______________
Tel. _______________ E-mail _______________

Modello 5 — Richiesta appuntamento a Direzione/Vertici (tono istituzionale)

Oggetto: Richiesta di incontro con la Direzione per _______________

Alla cortese attenzione del/lla _______________ (Titolo/Nome)
Azienda/Ente _______________

Con la presente si richiede un incontro per discutere _______________ (oggetto) e valutare le possibili linee di azione.
Si propone la seguente agenda:

_______________ (___ minuti)

_______________ (___ minuti)

Q&A (___ minuti)

Disponibilità suggerite: _______________ ore : / _______________ ore : (sede _______________ o collegamento _______________).
Resto in attesa di gentile conferma e porgo distinti saluti.

Ruolo _______________ – _______________
Recapiti: Tel. _______________ E-mail _______________

Come Scrivere una Richiesta di Appuntamento Formale

La richiesta di appuntamento formale è una comunicazione scritta attraverso la quale un individuo o un rappresentante di un’azienda invita un’altra persona, gruppo di persone o rappresentanti di un’altra organizzazione a un incontro. Il contesto di questa richiesta è generalmente professionale o commerciale, e l’obiettivo può variare dall’esplorazione di opportunità di business, alla discussione di progetti, alla risoluzione di questioni o alla negoziazione di termini di un accordo.

Il tono di questa richiesta è strutturato per trasmettere rispetto e professionalità, e solitamente include dettagli come il motivo dell’appuntamento, proposte di date e orari, e, se necessario, un luogo d’incontro. Serve a stabilire un dialogo tra le parti in un contesto che favorisce la concentrazione e la dedizione esclusiva all’argomento in discussione, liberi dalle distrazioni quotidiane del lavoro o di altri impegni. Le richieste di appuntamento formali sono uno strumento di comunicazione essenziale nel mondo del lavoro perché aiutano a organizzare incontri che richiedono una pianificazione e una preparazione anticipate. Garantiscono che tutte le parti coinvolte siano adeguatamente informate degli obiettivi dell’incontro, consentendo loro di prepararsi in modo appropriato. Inoltre, conferiscono un senso di ufficialità e importanza all’incontro stesso, aumentandone il valore percepito da tutti i partecipanti.

Scrivere una richiesta di appuntamento formale richiede precisione, chiarezza e un tono rispettoso. Inizia con un saluto appropriato, indirizzando il destinatario per nome se lo conosci, altrimenti usa una formula di saluto generica ma sempre rispettosa. Introduci te stesso e, se applicabile, l’organizzazione che rappresenti, specialmente se non hai avuto precedenti comunicazioni con il destinatario.

Esplicita subito il motivo della tua richiesta, mantenendo un tono professionale e diretto. È fondamentale che il destinatario comprenda chiaramente perché desideri incontrarlo e quali temi intendi discutere. Questo non solo mostra rispetto per il tempo dell’altro ma aiuta anche a stabilire l’importanza dell’appuntamento. Proporre date e orari specifici per l’incontro è un modo per semplificare l’organizzazione dell’appuntamento. Offrire più opzioni dimostra flessibilità e considerazione per l’agenda del destinatario, aumentando le probabilità di trovare un accordo comune. Però, è altrettanto importante essere preparato a negoziare un momento che sia conveniente per entrambe le parti. Nella tua richiesta, indica anche la durata prevista dell’incontro e, se necessario, un luogo d’incontro. Se stai proponendo un incontro virtuale, assicurati di menzionare la piattaforma che verrà utilizzata e, se pertinente, fornire le istruzioni per l’accesso.

Chiudi la tua lettera esprimendo apprezzamento per il tempo e l’attenzione del destinatario, e includi una frase che incoraggi una risposta, come la disponibilità a chiarire ulteriori dettagli o a discutere alternative. Un saluto formale seguito dalla tua firma e, se appropriato, i tuoi contatti, conclude adeguatamente la richiesta.