In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di sollecito pagamento parcella professionale.
Il modello lettera di sollecito pagamento parcella professionale presente in questa pagina può essere scaricato e stampato o utilizzato come esempio.
Il modulo è disponibile in formato Word, di conseguenza può essere modificato sul computer prima di essere stampato o convertito in PDF.
Come Scrivere un Sollecito di Pagamento Parcella Professionale
Redigere una lettera di sollecito per il pagamento rappresenta un passo essenziale per chi detiene crediti nei confronti di clienti che non hanno adempiuto ai propri obblighi di pagamento entro il termine concordato. Questo tipo di comunicazione si rivela fondamentale per sollecitare il regolamento di debiti relativi a beni acquistati, servizi ricevuti o prestazioni professionali fornite.
È importante evidenziare che le lettere di sollecito possono essere impiegate in modo indipendente sia da imprenditori che da liberi professionisti, oltre che da negozianti, amministratori di condominio, enti pubblici e addetti alla contabilità. Questo strumento è particolarmente versatile e si adatta a una vasta gamma di contesti professionali.
Questo tipo di comunicazione non solo serve a sollecitare il pagamento di somme dovute, ma svolge anche un ruolo fondamentale nella preservazione dei diritti del creditore grazie alla sua capacità di interrompere il termine di prescrizione del debito. In pratica, l’invio di una lettera di sollecito “ferma” il conteggio del tempo per la prescrizione, facendo ricominciare il termine da capo, il che può prevenire la perdita del diritto al recupero del credito.
Nonostante in alcuni casi la lettera di sollecito non porti immediatamente al pagamento della somma richiesta, la sua emissione rimane un passaggio vitale per garantire che il diritto al credito non venga compromesso. È pertanto essenziale che i professionisti e le aziende siano a conoscenza dei vari termini di prescrizione applicabili ai diversi tipi di debiti, che possono variare notevolmente a seconda della natura del debito stesso.
Per esempio, le promesse di pagamento derivanti da contratti e obbligazioni unilaterali hanno un termine di prescrizione di 10 anni, il che significa che il creditore ha un decennio per agire prima che il diritto al recupero si estingua.
Le lettere di sollecito devono essere inviate in modo da garantire la tracciabilità e la certezza della loro ricezione. Questo può essere realizzato attraverso l’invio di lettere raccomandate con ricevuta di ritorno, mail certificate con notifica di consegna e conferma di lettura, o anche mediante consegna a mano a un soggetto autorizzato a ritirare la corrispondenza.
La sequenza delle lettere di sollecito è tipicamente strutturata in tre fasi. La prima lettera agisce come un gentile promemoria. È possibile che il debitore stia affrontando circostanze che gli impediscono di saldare il debito, come problemi di salute gravi o altri imprevisti significativi. Si considera anche la possibilità che il debito sia stato semplicemente dimenticato o che le persone precedentemente responsabili del pagamento non siano più in grado di gestirlo a causa di vari motivi.
La seconda lettera dovrebbe fare riferimento alla prima e adottare un tono leggermente più assertivo, pur mantenendo uno spirito collaborativo, sollecitando il debitore a regolarizzare la sua posizione.
La terza lettera rappresenta un ultimatum, dove il tono diventa severo. Questa comunicazione dovrebbe chiaramente indicare che, in assenza di pagamento, si procederà con azioni legali. È cruciale che alla fine di questa lettera si includa una dichiarazione che attesti la costituzione in mora del debitore, con la frase La presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge.
Per redigere efficacemente una lettera di sollecito pagamento di una parcella professionale, è fondamentale strutturare il contenuto in modo che rispecchi chiarezza, precisione e professionalità.
Inizialmente, la lettera deve includere i dati anagrafici completi del mittente, che agisce nella veste di creditore, come il nome, indirizzo, contatti telefonici ed elettronici, e dove applicabile, la qualifica professionale. Questi dettagli vanno posizionati generalmente in alto, sul lato sinistro del foglio. Subito sotto, va indicata la data e il luogo di redazione della lettera.
Segue l’indirizzo del destinatario, che è il debitore. Nel caso di un’azienda, è importante inserire la ragione sociale, l’indirizzo della sede legale e operativa, la Partita IVA e altre informazioni di contatto. Se il debitore è una persona fisica, si includeranno il nome, cognome, codice fiscale, e dettagli di contatto. È utile indirizzare specificamente la lettera alla persona incaricata dei pagamenti, inserendo una frase come “Alla cortese attenzione di [ruolo e cognome del responsabile dei pagamenti]”.
L’oggetto della lettera deve essere breve e al punto, specificando chiaramente il motivo della comunicazione, come “Primo sollecito per il pagamento della parcella” o “Secondo sollecito di pagamento”. Nel caso di una terza lettera, questo cambierà in “Ultimo sollecito di pagamento e costituzione in mora” per sottolineare la serietà e l’urgenza della situazione.
Nel corpo della lettera, si inizia con un’introduzione che serve a ricordare al debitore la relazione professionale esistente e il motivo specifico del sollecito. Qui si precisa l’importo dovuto, facendo riferimento al numero e alla data della fattura non saldata. È importante chiarire che il pagamento è atteso entro un nuovo termine specifico, come “entro i prossimi 15 giorni”, per mantenere un tono sia professionale sia collaborativo.
Le modalità di pagamento vanno illustrate chiaramente, fornendo dettagli come le coordinate bancarie per il bonifico o altre opzioni disponibili. La lettera si conclude con una formula di chiusura cordiale ma formale, ringraziando il destinatario per l’attenzione e sollecitando una pronta risoluzione della pendenza.
La firma del mittente e il timbro, se necessario, conferiscono autenticità e serietà alla comunicazione. È anche utile elencare eventuali documenti allegati che supportano la richiesta di pagamento.
Fac Simile Sollecito di Pagamento Parcella Professionale
In questa sezione è possibile trovare il modello lettera di sollecito pagamento parcella professionale compilabile in formato Word. Come spiegato in precedenza, si tratta di un modulo editabile in cui bisogna inserire i dati mancanti.
Luca Agostini
Luca Agostini è un divulgatore con un'ampia esperienza professionale alle spalle. Negli anni, ha dedicato la sua carriera alla consulenza per numerose e prestigiose associazioni dei consumatori, diventando un punto di riferimento nel campo. Luca Agostini è un rinomato divulgatore con un'ampia esperienza professionale alle spalle. Negli anni, ha dedicato la sua carriera alla consulenza per numerose e prestigiose associazioni dei consumatori, diventando un punto di riferimento nel campo. Grazie alla sua profonda conoscenza e alla sua capacità di tradurre concetti complessi in termini accessibili, Luca ha aiutato migliaia di individui a navigare nel labirinto delle normative, dei diritti e delle procedure.